5.1 Tablas de contenido e índices

Los contenidos de un documento técnico

Generalmente la denominamos como tabla de contenidos y que se encabeza CONTENIDO (en letras mayúsculas) lo que corresponde a una lista de encabezados de lo que compone las partes del informe, excepto la página del título, la página del “documento de aceptación” y la dedicatoria; así como de los números de las páginas donde se encuentran. Si los capítulos están agrupados en partes, los encabezados genéricos; -por ejemplo, PARTE I, y los títulos de las partes, por ejemplo, ESTADO DEL ARTE, también aparecen en el CONTENIDO; aunque las páginas donde se encuentran tales encabezados en el texto no llevan número.

Para preparar la tabla de contenido de un informe que contenga uno o más niveles de encabezados, existen varias alternativas tanto sobre la cantidad de información que debe ser incluida, como sobre el método de presentarla. En un extremo, la tabla de contenido puede mostrar lo que es esencialmente el esquema de trabajo, incluyendo todos los niveles de encabezados.

En el otro extremo, el contenido puede omitir los subtítulos aun cuando el informe contenga encabezados de uno o más niveles y mostrar sólo los encabezados genéricos (PARTE I, etc.) y los títulos de los capítulos. Cuando el contenido incluye más de un nivel de encabezados, éstos deben operar en orden de rango, esto es, siempre se debe iniciar con el primer nivel de encabezados y no se puede saltar de ahí al tercer o cuarto niveles. La lista de la tabla de contenidos se inicia con los elementos de la parte de asuntos preliminares que muestran los números de sus páginas, y que pueden ser: prólogo, agradecimientos, resumen, índice de figuras, índice de tablas y glosario, generalmente en ese orden y con sus páginas en números romanos de letras minúsculas. Enseguida de los asuntos preliminares se enlistan los diferentes elementos del texto o cuerpo del informe (introducción, capítulos y conclusiones). Los capítulos se enlistan bajo el encabezado genérico capítulo, con los números de los capítulos alineados a la izquierda y los títulos de los capítulos alineados en la primera letra. Si los capítulos están agrupados en partes, el título de la parte y el número se centran arriba de sus capítulos constituyentes. Los números de las páginas del cuerpo del informe son números arábigos, empezando con el número 1 en la primera página de la introducción. La última parte de la lista está constituida por los asuntos finales o referencias, que pueden ser apéndices, notas finales y bibliografía o lista de fuentes o lista de referencias, con sus números de página. Tanto los asuntos preliminares como los finales se alinean al margen izquierdo.

El CONTENIDO es esencial para identificar y localizar las partes del trabajo, por lo que debe ser completo e incluir todos los títulos y hasta donde sea posible subtítulos del trabajo. Así como los números de las páginas donde se encuentran. Los índices son listas, en orden alfabético, de los conceptos incluidos en el informe, de las ilustraciones y de otros auxiliares gráficos como las tablas; acompañados de los números de las páginas donde se encuentran. El objetivo de los índices es ayudar al lector a localizar de inmediato la parte que le interesa, sin necesidad de hojear el documento. La tabla de contenidos se elabora como esquema provisional de la investigación al iniciarse ésta, pero va sufriendo modificaciones conforme se avanza en el trabajo. Finalmente, después de redactar el informe, se da forma definitiva tanto a la tabla de contenidos como a los índices.

Al esquema general del informe se le debe llamar contenido, aunque algunos autores prefieren llamarlo tabla de contenidos o índice general