6.2 Informe de Avance y finales

INFORMES DE AVANCE

Lo que distingue al informe de avance de otro tipo de informes es el objetivo y el patrón general de organización.

OBJETIVO

El principal objetivo de un informe de avance es presentar información sobre el trabajo desarrollado en un proyecto particular durante un determinado periodo de tiempo.

Nunca es un informe de un proyecto completo.           

DESTINATARIO

Los informes de avance están escritos para aquellos que necesitan mantenerse en contacto con lo que está sucediendo. Por ejemplo: los ejecutivos o las autoridades administrativas deben estar permanentemente informados sobre los diferentes proyectos que están bajo su supervisión para decidir si el trabajo debe seguir, reorientarse o discontinuarse.

El informe de avance puede servir únicamente para asegurarles a las autoridades correspondientes que se está progresando satisfactoriamente, pero también puede servir como historia para futuras referencias.

FRECUENCIA

No se puede establecer a priori la frecuencia con que debe elaborarse un informe de avance, puede ser mensualmente, trimestral-mente o con otra frecuencia, según diferentes consideraciones. En cualquier caso, el período cubierto por un informe tiene poco que ver con la forma de organizarlo y presentarlo.

ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO

La mejor forma de abordar el problema de lo que debe contener un informe de avance es considerar lo que los lectores querrán encontrar en él.

El sentido común nos dice que los lectores querrán encontrar al menos tres cosas:

• De qué trata el informe

• Qué se ha hecho en el periodo que cubre

• Cuáles son los planes para el futuro inmediato

Desde luego, querrán que esta información sea precisa, completa y breve, y que les sea presentada en términos de fácil comprensión.

Desde el punto de vista de la Institución, el informe de avance debe contener tres secciones:

• Una introducción “provisional”.

• Una sección donde se da cuenta del progreso logrado durante el periodo reportado.

• Una conclusión “profética”.

INFORME DE AVANCE

Introducción provisional

En la sección de introducción, se debe identificar la naturaleza y alcance del tema del informe y relacionarlo con el informe o informes anteriores. Se pueden resumir los avances anteriores como antecedentes del recuento actual. Finalmente, si hay fundamentos o si el lector lo espera, se pueden presentar las conclusiones alcanzadas en el trabajo actual y, posiblemente, algunas recomendaciones.

Como esta introducción sirve de transición entre el informe actual y el anterior debe ser corta, ya que esencialmente es sólo un recordatorio a los lectores; es darles la oportunidad de recordar la sustancia de los informes anteriores para leer adecuadamente el informe actual.

El título puede servir de puente entre los informes al proporcionar el nombre del proyecto y el número del informe de avance; por ejemplo: “Instalación de controladores de temperatura en los quirófanos de los hospitales del Seguro Social. Informe de avance número 1”; sin embargo, no es suficiente.

CUERPO DEL INFORME

El cuerpo del informe está constituido por el recuento detallado del progreso actual. No se trata de la bitácora personal del autor, sino de información dirigida a un lector o lectores particulares sobre el trabajo desarrollado; por lo cual debe ser claro, completo y preciso.

Aunque algunos informes de avance están organizados cronológicamente, con subsecciones que cubren partes del periodo total (por ejemplo: un informe mensual puede tener cuatro subdivisiones donde cada una da cuenta del trabajo desarrollado durante una semana), la mayoría están organizados por temas.

La recomendación importante es que los temas que se desarrollen en la sección principal del informe deben surgir lógicamente del trabajo mismo y de las necesidades de los lectores.

El dar cuenta detallada del trabajo desarrollado puede requerir de la presentación de una cantidad considerable de datos, particularmente datos numéricos, que no pueden ser presentados en la estructura convencional de párrafos y oraciones, sino en forma de tablas.

Si se desea que la lectura no sea interrumpida por la presencia de muchas tablas, es mejor incluirlas en el informe como anexos y en el cuerpo del informe reducirse a evaluar e interpretar los datos, sin olvidar indicarle al lector, a través de una nota, que las tablas están al final.

Cuando se crea conveniente o necesario incluir alguna tabla —gráfica, o diagrama, etc. — en el cuerpo del informe, ésta no debe permanecer aislada sino se debe comentar.

CONCLUSIÓN

Los requisitos para la conclusión de un informe de avance dependen de la naturaleza del trabajo reportado.

Por ejemplo: si se informa sobre el avance de una investigación, puede ser necesario presentar de una manera cuidadosa y detallada la conclusión alcanzada; aun cuando esta conclusión se haya presentado en la introducción. También puede ser conveniente hacer alguna recomendación sobre acciones a seguir como resultado de los nuevos descubrimientos, o sobre el trabajo futuro en el proyecto.

En la sección de conclusiones se debe comunicar a los lectores, aproximadamente, lo que pueden esperar para el informe siguiente, tanto en contenido como en cobertura.

Junto con esta predicción, es conveniente estimar el tiempo necesario para completar todo el proyecto. Aquí es importante introducir una advertencia: no se prometa mucho, pues se corre el riesgo de que los lectores queden desilusionados si el avance conseguido no alcanza la medida de lo prometido.

Forma

La forma de presentación de los informes de avance puede ser de dos tipos, la selección depende de la extensión y de la complejidad del contenido:

• Carta o memorándum, o

• Forma convencional o informe formal.

La carta y el memorándum se usan para informes cortos dirigidos a una sola persona o a un pequeño grupo de personas. El memorándum tiene los encabezados convencionales “a”, “de”, “asunto”. Ejemplo:

Memorándum

A: Profesor __________________________________

DE: _______________________________________

ASUNTO: AVANCE DE LA INVESTIGACIÓN SEMESTRAL DURANTE LA SEMANA QUE TERMINA EL _______________________________

En el informe de avance anterior se anunció la terminación de la investigación semestral, así como la redacción de parte de la introducción.

Durante la semana pasada se dieron tres avances. Se hicieron algunos cambios en el esquema del informe, las notas se reorganizaron de acuerdo al nuevo esquema y se terminaron la introducción y la sección II. La modificación del esquema se efectuó después de empezar a redactar, cuando se hizo evidente que el plan original del informe se podía mejorar. El nuevo esquema es el siguiente:

El proceso de. . . . . . . . . . . . . . . . . .

I Introducción

II El proceso de….

2.1. . . . . . .

2.2. . . . . . .

III         Productos del proceso

3.1. . . . . . .

3.2. . . . . . .

3.3. . . . . . .

IV        Factores que afectan el proceso

Conclusión

El esquema original se presentó en el informe correspondiente a la semana que terminó el _______________.

En la próxima semana se terminará el informe final.

INFORMES FINALES (TESIS)

Preparar informes es parte inevitable de la carrera de un tecnólogo, pues un proyecto de ingeniería o un trabajo de investigación, no está concluido hasta tanto no haya sido escrito el informe final.

El informe final detalla para los lectores el proceso de solución del problema planteado, para lo cual es necesario hacer una presentación del problema, de los métodos empleados para su resolución, de los resultados obtenidos en la investigación, de las conclusiones emanadas y de las recomendaciones en base a las conclusiones.

La función del informe final es convencer al lector de que tome ciertos cursos de acción; esto es, su propósito es informar para promover decisiones.

El informe final hay que construirlo y redactarlo, lo que se consigue a través de cuatro etapas principales:

• Preparar el plan del informe.

• Diseñar el esquema del informe.

• Redactar el borrador.

• Editar y revisar el borrador definitivo.

PLAN DEL INFORME                   

Preparar el plan del informe consiste, en primer lugar, en contestar a cuatro preguntas:

¿Qué es?

Se refiere al contenido del informe; es decir, ¿qué es lo que voy a comunicar?

Contestar a esta pregunta implica tener definidos el tema, el problema y el objetivo; así como contar con toda la información, el diseño y las pruebas, o puesto de otra manera, tener toda la “materia prima”.

¿Para qué?

El informe puede ser para informar, para motivar o para convencer. En el para qué, se debe ser claro y explícito para que no haya malas interpretaciones. También debe ser accesible, para que se pueda leer y comprender con un esfuerzo razonable.

¿Para quién?

¿Quiénes son los lectores y quiénes más lo podrán leer? Antes de empezar a redactar un informe, el escritor debe analizar cuidadosamente la naturaleza del grupo o persona al cual se dirigirá el mensaje. Cada audiencia tiene valores y necesidades propias. El autor debe hacerse, entre otras, las siguientes preguntas sobre la naturaleza del receptor: ¿Es el lector o los lectores, experto(s) o inexperto(s) en el tema?, ¿qué uso se dará al informe teniendo en cuenta el auditorio al cual está dirigido?

¿Por qué?

Se refiere a los objetivos precisos de comunicación. La circunstancia bajo la cual el autor concluye que el mensaje fue efectivo. “Esto” es lo que el lector debe saber, creer o hacer, como resultado directo e inmediato de haber leído el informe.

La declaración de intención está determinada por el propósito que impulsó a la persona a solicitar el informe. Una declaración de intención clara es la siguiente “Tesis que para obtener el grado de Maestro en Ciencias presenta ____________________”.

Una vez que se ha definido: el contenido, los usuarios y el objetivo preciso de comunicación se pasa a decidir la forma general y la apariencia del informe que se va a redactar.

Las preguntas que se deben contestar son las siguientes:

¿Qué extensión tendrá el informe?

En el informe final la extensión es un asunto controversial. Las siguientes son algunas consideraciones:

• Un informe final debe ser tan largo como para justificar el costo del proyecto.

• Se infiere de la cantidad de material que se tiene que cubrir.

• En algunas ocasiones el autor puede decidir que es una buena estrategia presentar un informe especialmente corto o especialmente largo.

• En algunos casos las instituciones destinatarias fijan un límite de páginas o palabras para los informes.

Finalmente, el autor debe decidir la extensión apropiada guiado por las expectativas de la institución.

¿El informe tendrá secciones claramente diferenciadas?

• ¿Las secciones estarán separadas con títulos, diferenciadas con leyendas, con números o con letras?

• ¿Tendrán pocos encabezados (por ejemplo, 2 por página), o muchos encabezados (por ejemplo 5 o 6 por página)?

• ¿Cuántos niveles de encabezados habrá (2 o 5 niveles de subordinación)?

• Si el informe es difícil de leer, se debe dividir en muchas secciones, con encabezados largos y descriptivos.

• ¿Existe un formato estandarizado para la presentación de informes en la institución solicitante? ¿Se puede modificar el formato?

Este paso estará terminado cuando se tenga una idea más o menos clara de qué secciones contendrá el informe, y en qué orden serán presentadas.

Organizar y asignar el material con el que se cuenta

Este paso consiste en apreciar el material con el que se cuenta y asignarle un lugar en el informe (o decidir no incluirlo).

• La primera tarea es hacer una lista de todo el material al que se tiene que enfrentar, dándole nombres y agrupando (no más de 9 puntos a tratar, o 9 conjuntos de puntos, en cada grupo).

• Los grupos se deben formar de acuerdo a un esquema de clasificación que puede ser usado para organizar o categorizar los puntos. Es necesario usar un solo principio de clasificación para todos los puntos.

• Una vez que se concibió la lista, se debe revisar cada punto o grupo de puntos para decidir cuál será su lugar en el documento. El principal criterio es, desde luego, su relevancia con respecto al objetivo del informe. Los puntos que no guardan relación directa con el propósito del informe pueden ser descartados o relegados a los anexos. Los puntos que tienen relación directa con el objetivo pueden ocupar un lugar prominente, generalmente al inicio del informe.

• En algunos casos, un punto puede no tener una relación obvia con el objetivo, pero si es importante en la estrategia del autor (por ejemplo: para superar barreras y resistencia) también se le puede dar realce.

• Si se está planeando un informe con secciones y encabezados, se pueden usar los encabezados para asignar los puntos; por ejemplo: diseño de las pruebas (es el punto) – (va a) – sección de métodos (es el encabezado).

Evaluar la magnitud del trabajo

¿Puedo redactar todo esto yo solo? Ésta es la pregunta que debe quedar contestada antes de elaborar el esquema.

Si se decide que el proyecto de escribir el informe es para varios autores, entonces se debe elaborar un esquema detallado.

Si el autor va a ser uno solo, el esquema se necesita únicamente para no perder el hilo conductor.

Los autores que trabajan solos, si conocen sus objetivos, saben dónde empezar, necesitan pocas notas, y una vez que tienen asignado el material, difícilmente se salen del camino.

ESQUEMA DEL INFORME

La primera tarea para diseñar el esquema de trabajo es dividirlo en las principales partes del informe, cuyo marco general es el siguiente:

PARTE 0: Capturador de la atención

PARTE I: Inicio del “cuerpo”

PARTE II: Mitad del “cuerpo”

PARTE II: Final del “cuerpo”

PARTE X: Anexos

Desde luego éstos no serían los encabezados.

La segunda tarea para redactar el esquema es dar nombre a los materiales o secciones del primer nivel, como se observa a continuación:

PARTE 0: Página del título, resumen, tabla de contenidos.

PARTE I: Introducción, problema, antecedentes, objetivo.

PARTE II: Enfoque, método, materiales, diseño, técnicas, etcétera.

PARTE III: Datos, hallazgos, conclusiones, costos, implicaciones, recomendaciones, etcétera.

PARTE X: Apéndices, anexos, fuentes, auxiliares gráficos, etcétera.

Si se quieren incluir más puntos en una sección, se puede encontrar un encabezado que abarque todos los puntos, o bien se agrega una sección más en el primer nivel. Ejemplo: 29

Autor A                      Autor B

Sumario                    Sumario

Introducción             Introducción

Problema                  Problema

Antecedentes           Antecedentes

Enfoque                    Método

Método                      Actividades

Actividades               Resultados

Resultados               Conclusiones

Datos Tablas para estudio # 1

Conclusiones           Tablas para estudio # 2

Apéndices

Tablas para estudio # 1

Tablas para estudio # 2

La tercera tarea para redactar el esquema de trabajo es dar contenido temático a los encabezados categóricos.

Hay dos tipos de encabezados, categóricos y temáticos.

• Se debe tener en cuenta que los encabezados categóricos (introducción, método, etc.) sólo indican el género (por eso también se han llamado genéricos) de la información que se incluye en cada sección, pero no la materia de la que tratan. Los encabezados categóricos, cuando mucho, son apropiados sólo para el primer nivel del esquema.

Los encabezados temáticos (por ejemplo: 4. Modelado del transformador desfasado en estudios de flujos) proporcionan más luz sobre el texto. Es más, los mejores esquemas son aquellos que contienen encabezados temáticos largos y provocativos.

“Los ingenieros y los científicos tienen la tendencia a usar encabezados descriptivos y neutrales, lo que da cuenta de su incapacidad para escribir persuasivamente; tal vez serían mejores para probar su punto si supieran qué punto deben probar”.

La cita anterior viene a cuento porque una manera de mejorar el esquema, y por lo tanto el informe, es transformar los encabezados tradicionales en encabezados persuasivos. Por ejemplo:

El encabezado:        “Problemas de eco en sistemas de bocinas exteriores”

Puede mejorarse “Tres maneras de eliminar los problemas de como: eco en los sistemas de bocinas exteriores” o “La imposibilidad de prevenir los problemas de eco en los sistemas de bocinas exteriores”

Los encabezados persuasivos y transformados, a veces verdaderas oraciones (afirmativas, imperativas o interrogativas), aclaran el tema y el enfoque, y en muchos casos ilustran al lector sobre lo que puede esperar y lo motivan.

Ejemplos de oraciones como encabezados: 

Afirmativa: El proceso distribuido reduce el costo

Imperativa: Conviértase al proceso distribuido antes que sus competidores

Interrogativa: ¿Puede este sistema de procesamiento de datos pagar por él mismo? ¿En cuánto tiempo?

En cuanto al número de niveles que debe tener un esquema, si el objetivo y el tema se dominan, y es uno solo el autor, un esquema de dos niveles y veinte o treinta palabras es suficiente. Pero si el tema no se domina, se necesitarán más niveles de detalle, por ejemplo: tres o cuatro niveles de división.

Los tesistas deben detallar su esquema lo suficiente para que la comunicación con su asesor sea clara, y él pueda apreciar cómo será la apariencia del producto final. El asesor debe identificar lo que no le gusta antes de que el tesistas haya gastado tiempo y energía en escribirlo. En esta etapa todavía es fácil buscar varios arreglos de las partes y secciones del esquema del informe.

Los procesos de planear y elaborar el esquema del informe, como se acaban de describir, no deben consumir mucho tiempo del autor, pero si se hacen bien, finalmente ahorrarán tiempo.

BORRADOR DEL INFORME

Antes de iniciar la redacción del informe final, el investigador debe consultar a la institución a la que se dirige para determinar cualquier requisito especial. En la medida en que estos requisitos no entren en conflicto con la guía aquí ofrecida, o si no existen requisitos especiales, se recomienda el estilo presentado a continuación.

Esta parte, que corresponde al borrador del informe, se dividirá en dos partes, las cuales son las siguientes:

• Características de los buenos informes técnicos.

• Partes del informe técnico final.

Características de los buenos informes

Algunas consideraciones generales sobre las características de un buen informe técnico final son las siguientes:

• Cumple su función. Un autor que desee ser efectivo debe saber cuál es el criterio que será usado para juzgar si su informe es aceptable.

• Comienza de tal manera que atrae la atención del lector. Un informe que empieza mal casi nunca se mejora, y aunque lo logre, ya habrá descepcionado al lector.

• Está organizado según una lógica que el lector pueda percibir. El orden de presentación no debe ser un misterio, debe tener un sentido y los lectores lo deben percibir. Si el orden no es evidente, entonces, en la introducción o en un prólogo, se debe explicar. Los ingenieros y los científicos tienen la tendencia a seguir la cronología de eventos: antecedentes —problema— método de solución —datos— interpretación —conclusiones— recomendaciones. Pero, en ciertos casos, se debe comenzar por la parte más comprometedora, que son las conclusiones y las recomendaciones.

• Avanza hacia adelante, continuamente. Un buen informe siempre va hacia adelante, y moviéndose continuamente sin interrupción. Por esto, las notas y los auxiliares gráficos se deben ubicar en la misma página donde se les menciona (usualmente las notas al pie de la página, y las figuras y las tablas a la derecha del texto). Las notas, las figuras y las tablas que se colocan en los apéndices, en general no serán estudiadas inteligentemente.

• Separa los hechos de las opiniones. Los datos sólidos y los juicios ligeros no deben aparecer en el mismo párrafo. Parecería que se quisiera hacer pasar una opinión o una conclusión por un hecho. No sólo parecería deshonesto, sino que aún los datos sólidos parecerían sospechosos. No debe haber mezcla de materiales, no se debe permitir que el peor material contamine al mejor; especialmente si hay críticos en busca de faltas.

• Elimina detalles excesivos: Dos errores de planeación son causantes de una redacción demasiado detallada: no tener claro el objetivo, y por lo tanto, incluir material irrelevante; y, no haber analizado correctamente el tipo de lectores, y por lo tanto, incluir antecedentes y explicaciones innecesarias.

• Tienen el estilo “menos formalmente” aceptable. No quiere decir que se escriba de la misma manera que se habla, pero se debe evitar el lenguaje pomposo y abigarrado.

• Observa buenas maneras de comunicación. Los informes bien escritos no deben contener sarcasmo, insultos ni crítica gratuita. En el caso de no conocer bien al tipo de lector, es mejor pecar de formalidad que de informalidad.

• Hace uso inteligente de auxiliares gráficos. Los auxiliares gráficos dan vitalidad a un informe. Casi cualquier problema, proceso o arreglo de datos es más claro en una presentación gráfica. Desde luego, todos los auxiliares gráficos deben ir acompañados de texto.

• Provee al lector de frecuentes guías y auxiliares. Un buen informe tiene un esqueleto externo en el que abundan:

• Títulos y subtítulos

• Números, letras y viñetas

• Introducciones al inicio de los capítulos y sumarios al final de ellos

• Recapitulaciones para recordar al lector lo que se acaba de establecer

• Diseños gráficos y tipográficos

• Márgenes amplios, letra grande y párrafos cortos

PARTES DEL INFORME TÉCNICO FINAL

Los informes más completos tienen cinco partes:

1. Preliminar

2. Inicial

3. Media

4. Final

5. Adicional

La parte preliminar contiene la página del título, la identificación de autor, el prólogo, los agradecimientos, el resumen, la tabla de contenidos y los índices de los auxiliares gráficos. Todo lo necesario para atraer la atención de los lectores y convencerlos de leer el documento mayor.

Entre el material preliminar y el adicional se encuentra el cuerpo del informe. El cuerpo del informe es, desde luego, la parte más importante y más larga. Es aquí donde el autor presenta de una manera unificada, coherente, organizada y fundamentada todo el material, diseños, experimentos y pruebas, que ha reunido durante incontables horas.

El cuerpo del informe consta de tres partes:

• Inicial: explica por qué fue escrito el informe y por qué se llevó a cabo el trabajo que condujo al informe.

• Media: dice cómo fue hecho el trabajo.

• Final: ofrece los resultados del trabajo.

En el otro extremo del documento hay un conjunto de asuntos adicionales: apéndices, anexos, glosarios, referencias, fuentes.

En general se trata de cualquier material que expanda o fundamente el mensaje, pero que no es integral o esencial para la presentación. 

Partes del informe final

Portada

PRELIMINAR

Página del título

Documento de entrega

Dedicatoria

Agradecimientos

Resumen

Tabla de contenido

Índice de auxiliares gráficos

Introducción:

Problema

Objetivo

Enfoque

Antecedentes

Preguntas de investigación:

Sobre ejemplos, sobre procesos, otros

Hipótesis

Cuestiones de hecho

INICIAL

FINAL

Transición

Método o procedimientos

Descripción de procesos, experimentos y métodos

Transición

Resultados:

Reportan hechos y datos

Conclusiones

Recomendaciones

ADICIONAL

Apéndices

Anexos

Fuentes

Referencias

Glosario

Índices

MATERIALES PRELIMINARES

La extensión de los materiales preliminares está determinada por el volumen de los contenidos y la extensión de la investigación. El orden en que se presentan a continuación es el orden en que deben aparecer en el informe, a menos que haya indicaciones particulares diferentes. La numeración de las páginas es con números romanos de letras minúsculas según se indique en cada caso.

Portada

Generalmente la portada de un informe técnico está hecha de papel duro pero flexible. Consta:

• De un encabezado con el nombre de la institución (completo, es decir, incluye la división o el departamento).

• De un espacio para la información acerca del informe mismo, que incluye:

1. El título, que se debe destacar con letras mayúsculas y de mayor tamaño,
2. El tipo de informe (por ejemplo: informe final o Tesis), iii) la fecha (algunos prefieren colocar la fecha al final).

• De un espacio para la información acerca del autor o autores, que incluye,

1. Nombre y apellido,
2. Responsabilidad en el proyecto (por ejemplo: director del proyecto) o posición en la organización.

Algunas instituciones tienen formas particulares, por ejemplo: etiquetas engomadas con los datos del informe mismo o abrir ventanas en la portada para que a través de ellas se vea el bloque del título que aparece en el interior, en la página del título. En muchos casos los datos del autor no aparecen en la portada.

Página del título

Además de duplicar la información de la portada, la página del título añade el nombre de la persona o personas que elaboraron el informe y su posición en la organización, o su responsabilidad en el proyecto. Particularmente en los informes industriales, se incluye un espacio para las firmas de las personas que revisan y las que aprueban el informe. En muchos casos se incluye un espacio para el número de informe y el número de páginas que incluye el informe. En cuanto a las tesis, la mayoría de las instituciones de educación superior tienen su propio estilo para la página del título, y éste debe ser seguido al pie de la letra tanto para el contenido como para el uso de mayúsculas, la posición y el espaciado de los elementos. Aunque la página del título cuenta como la página i, el número no se muestra. El título nunca debe ser usado como antecedente del texto; por ejemplo: si el título es “El proceso de…”, no se debe empezar el texto con la frase “Este proceso…”. Aunque el título del informe se selecciona desde el inicio del anteproyecto, puede modificarse hasta el último momento. El título final debe ser agradable y llamar la atención del lector para interesarlo en el contenido del trabajo, desde luego sin sacrificar la objetividad. Sobre el contenido del título y su redacción, acudir supra, 8, “anteproyecto”.

Documento de entrega del informe

El documento de entrega es una comunicación del autor del informe a su recipiendario.

Este documento puede ir fuera del informe, o dentro del informe como primera página o después de la página del título. El documento se redacta como carta y se refiere a la entrega del informe, hace referencia a un contrato o a una autorización. Se debe asentar el título del informe, y explicar su objetivo y enfoque. Se puede agradecer alguna ayuda especial, y terminar expresando la esperanza de que el informe sea satisfactorio. En el caso de las tesis, no hay documento de entrega, pero existe el documento de Asignación y Registro del Tema de Tesis o una Acta de Revisión de Tesis. Estos documentos no son elaborados por los autores de la investigación sino expedidos por las autoridades correspondientes y firmados por una comisión de asesores y/o revisores. Estos documentos se colocan después de la página del título. Es la página número ii del informe (tesis), pero no aparece.

Dedicatorias

Los informes técnicos no incluyen dedicatorias. En el caso particular de las tesis se acostumbra incluir una página de dedicatorias. Éstas deben ser breves y no necesitan incluir la palabra dedicada. A, es suficiente, por ejemplo “ A Beatriz “ No es necesario identificar (ni dar el nombre completo) a la persona a la que se dedica el trabajo. Las dedicatorias extravagantes y humorísticas pueden ser de mal gusto; sin embargo, esta sección es de completa responsabilidad del autor y la única que no tiene que ser revisada por el asesor. Las dedicatorias se escriben en letras mayúsculas y minúsculas, se centran en la página y no llevan punto final. La página de dedicatoria(s) no aparece en la tabla de contenidos. Es la página iii de la tesis, pero no aparece.

Epígrafe

Un epígrafe es una cita colocada al inicio de un trabajo o de una de sus partes. No se escribe en cursivas ni se subraya ni se entrecomilla. Cuando un epígrafe encabeza a todo el informe su formato es como el de una dedicatoria. La fuente del epígrafe se da en el renglón que sigue a la cita, y consiste sólo en el nombre completo del autor (sólo el apellido si es autor muy conocido) seguido por una coma y del título de la obra (en cursivas). El epígrafe se explica por sí mismo. No se enlista en la tabla de contenidos. La página se cuenta, pero no aparece.

Prólogo

En un informe técnico el prólogo lo escribe el autor. En el prólogo el autor explica sus motivaciones para el estudio, los antecedentes del proyecto, el enfoque de la investigación y los agradecimientos. Pero si esto ya está dicho, y si no se tiene nada que agregar a lo incluido en el cuerpo del informe y sólo se quiere agradecer por ayudas recibidas, la sección se debe llamar AGRADECIMIENTOS y no prólogo. Sobre el contenido del prólogo acudir al capítulo 2. Cada página del prólogo se numera con los números romanos correspondientes, con letras minúsculas, centrado bajo el texto.

Agradecimientos

Cuando no existe un prólogo donde incluir los agradecimientos, se puede incluir una sección llamada AGRADECIMIENTOS, donde se da reconocimiento por ayudas recibidas y crédito a las fuentes consultadas. Sobre el contenido de esta sección acudir al capítulo 2. Cada página de esta sección se numera con números romanos de letras minúsculas, centrado bajo el texto.

Resumen

Un resumen —que puede o no ser requerido— brevemente describe el problema y el contenido del informe. Al igual que el título, el resumen puede ser requerido por los servicios de información para crear listas de documentos por tema de estudio. La tabla de los contenidos del informe se titula CONTENIDO (en mayúsculas). En la página del contenido se presenta una lista ordenada de todas las partes del informe, excepto la página del título, el documento de entrega, las dedicatorias y el epígrafe. Aunque los números de página de estas cuatro secciones no aparecen, sin embargo, sí cuentan. El resto de los asuntos preliminares se numeran con números romanos de letra minúscula, y así aparecen en la tabla de contenidos. El CONTENIDO no aparece en el CONTENIDO, pero sí aparecen los índices de figuras y de tablas. Los capítulos se enlistan bajo el encabezado genérico de capítulos, con los números de los capítulos alineados a la izquierda. Si los capítulos están agrupados en partes, el título de la parte se centra arriba de sus capítulos constituyentes. Los subtítulos tienen una sangría considerable (3 a 5 espacios), a partir del título del capítulo. Los materiales adicionales: apéndices, anexos, fuentes, bibliografía, referencias, glosario y otros, se enlistan al final, y al igual que los asuntos preliminares, se inician en el margen izquierdo. Sobre la construcción y otros requisitos para la página del contenido, acuda al capítulo 3.

Índice de figuras

El índice de figuras consiste en una tabla de los números y títulos de las figuras, también llamadas ilustraciones, que aparecen en el informe, según su orden de aparición. Los números de las figuras, en la lista, aparecen alineados sobre el punto que sigue al número, bajo el encabezado figura. Para otras indicaciones acudir al capítulo 3.

Índice de tablas

El índice de tablas es una lista de las tablas que aparecen en el informe. La tabla se construye con los números de las tablas alineados en el punto, el título de la tabla y la página donde aparece. Sobre la construcción de índices acudir al capítulo 3.

CUERPO DEL INFORME

El cuerpo es la parte más importante del informe, pues es aquí donde el autor presenta sus hechos, sus métodos y sus aportaciones. El cuerpo del informe debe exponer todo lo que se hizo, objetiva, clara y ordenadamente, sin mostrar detalles irrelevantes. Si se hicieron cálculos muy extensos, es mejor incluirlos como apéndices y sólo poner los datos principales en el cuerpo del informe. Se deben documentar los hechos, datos e información técnica que se usó, enumerando las fuentes y los autores. Esto es importante para establecer confiabilidad y para permitir que sea verificada. Para describir los aspectos físicos del trabajo se deben incluir dibujos esquemáticos de tres dimensiones y diagramas; los resultados de los cálculos se deben presentar en gráficas y diagramas simples. Cuando sea posible se deben emplear ilustraciones, para ahorrar palabras.

En el informe escrito, cada paso de la exposición debe conducir al siguiente, en una gradual presentación de hechos, problemas y soluciones, hasta llegar a las afirmaciones fundamentales del estudio.

El cuerpo del informe está separado en divisiones muy bien definidas, tales como: partes, capítulos, subcapítulos, apartados, incisos y otros. La parte media del cuerpo del informe, llamada por algunos textos, también incluye referencias en paréntesis, notas de pie de página, referencias cruzadas o llamadas en el texto que hacen regencia a una lista final.

A continuación, se presentan algunas de las divisiones genéricas del cuerpo del informe. Los capítulos temáticos corresponden a cada informe particular.

Introducción

La parte inicial del cuerpo del informe está constituida por la

INTRODUCCIÓN, que algunos llaman Capítulo I, lo que en cierta manera es un error de lógica, pues la introducción no es la parte 1, a la manera en que las demás partes son la 2, 3, … etc. y sólo juntas hacen una unidad; sino que en realidad es una introducción a todo el informe, y constituye una unidad en sí misma. Cabe aclarar que este error no se presenta en los documentos en español sino hasta recientemente, probablemente por influencia de algunas publicaciones de los Estados Unidos. Llámese capítulo o no, la introducción es la primera parte del cuerpo del informe, y por lo tanto su primera página será la página 1 (número arábigo) del informe. La introducción es el primer contacto del lector con los planteamientos del informe, por lo que debe estar redactada con mucho cuidado para capturar la atención. La introducción presenta las ideas del autor sobre el tema, el problema y el objetivo del estudio; así como lo que espera o pretende del lector a través del informe. Hace referencia a los antecedentes, al método y al enfoque particular que se presenta. Sobre el contenido, extensión y forma de la introducción, consulte el capítulo 4.

Parte

Si un informe está dividido en partes, cada una abarcando varios capítulos, éstas deben estar precedidas de una página para el título PARTE. Las páginas del título para las partes deben comprender: el encabezado genérico PARTE, el número de la parte y si lo hay, el título de la parte. Como la introducción es para todo el documento, sea llamada o no capítulo I, no se incluye en la PARTE I. Por lo tanto, la página del título de la primera parte se ubica después de la introducción. Esta página no se numera, pero sí se cuenta.

Capítulo

La parte media del cuerpo del informe (tesis) está dividida en capítulos, y dice cómo fue hecho el trabajo. Cada capítulo comienza en una nueva hoja. El encabezado genérico CAPÍTULO es seguido por un número, que puede estar escrito con letras, con un número arábigo, o con un número romano en letras mayúsculas. Convencionalmente el encabezado va centrado. Algunos autores omiten el nombre CAPÍTULO, y asientan sólo el número del capítulo. La forma de los números de los capítulos debe ser diferente a la de los números usados para las partes (por ejemplo: PARTE III, CAPÍTULO 3). El título, que describe el contenido del capítulo, se escribe en letras mayúsculas y se centra bajo el encabezado genérico. Los títulos pueden explicitar claramente, o sólo implicar, los contenidos del capítulo. Si el título es muy largo debe ser dividido y centrado en forma de pirámide invertida. Los títulos no llevan ninguna puntuación final, excepto signos de interrogación o de admiración.

Los capítulos deben iniciarse con un párrafo introductorio que presente su organización e indique al lector cuál es el objetivo específico del mismo. No se debe iniciar abruptamente con el tema, pues el lector necesita una guía que lo ayude a transitar de un capítulo a otro. También es recomendable terminar cada capítulo con un pequeño resumen o sumario de lo que se trató, para hacer la transición siguiente. Sobre cómo redactar las transiciones, véase el capítulo 13.

Cada autor (tesista) sabe, de acuerdo a su esquema, cuáles son las partes más importantes de su trabajo, que constituirán sus capítulos. Sin embargo, la mayoría de los informes (cuando menos la mayoría de las tesis) comparten tres tipos de capítulos: un capítulo sobre análisis de fundamentos (o marco teórico o marco de referencia), un capítulo sobre el procedimiento de investigación (o método de investigación) y uno sobre análisis de resultados.

El propósito de un capítulo sobre análisis de fundamentos es identificar el conocimiento existente acerca del problema. Debe contestar a dos preguntas fundamentales: ¿Qué es lo que ya se conoce sobre el tema? y ¿cómo se relaciona el problema del informe con lo que ya se conoce sobre el tema? No se debe caer en el error de repetir lo que otros autores ya han escrito o de tratar de escribir todo lo que existe sobre el tema. Si el problema planteado en el estudio no requiere de mucha información para ser contextualizado, entonces se puede eliminar este capítulo e incluirse en una sección de la introducción. La fuente de información para escribir este capítulo es principalmente bibliográfica. El título que se le dé a este capítulo depende del tipo de información que requiera el problema investigado. El riesgo de este capítulo es transcribir una serie de citas que no tengan una cohesión interna.

Un capítulo sobre procedimiento de investigación dice cómo fue hecho el trabajo y tiene el propósito de describir los pasos seguidos a través del proceso de investigación, o diseño, para que cualquier investigador siguiendo los mismos pasos pueda llegar a los mismos resultados. Este capítulo es especialmente importante si el método es novedoso.

El capítulo sobre análisis de resultados ofrece los resultados del trabajo, contiene el nuevo conocimiento tecnológico, en forma de diseño, que el investigador aporta a la ingeniería. En este capítulo se sistematizan los propios planteamientos y las propias aportaciones. En el capítulo de resultados es donde más se utilizarán los auxiliares gráficos, como figuras y tablas, integrados al texto. Los resultados son una respuesta a las preguntas de la investigación, sin interpretación ni conclusiones. Sobre los títulos de los capítulos, véase supra Esquema del Informe.

En algunos informes, los capítulos o sus equivalentes están divididos en subcapítulos y en otras subdivisiones consecutivas. A estas divisiones se les dan títulos, llamados subtítulos o encabezados, que están diferenciados tipográficamente y que van constituyendo, progresivamente, encabezados de primer nivel, de segundo nivel, de tercer nivel. etc. La ubicación de los subtítulos depende del número de subdivisiones en un capítulo dado. A la principal subdivisión, o encabezado de primer nivel, se le debe dar mayor valor que a las siguientes. Los encabezados centrados en la parte superior de la página tienen mayor valor que los laterales, y los escritos en letras cursivas o en negritas tienen mayor valor que los escritos como el texto. El valor también se realza con el número de espacios blancos alrededor del encabezado. Otra manera de identificar las diferentes subdivisiones de un capítulo es a través de la división decimal o de la división mixta. Sobre los encabezados, véase supra Esquema del Informe. Sobre la división de los subcapítulos.

Conclusiones y recomendaciones

Las conclusiones constituyen la parte final del cuerpo del informe. En esta parte se hacen inferencias, juicios y opiniones que apuntan a la pregunta planteada inicialmente. Deben ser conclusiones obtenidas de los datos del informe, es decir, de los resultados. Si las hipótesis (en el caso de que se hubieran planteado) se corroboraron, rectificaron o rechazaron, aquí se indica. En esta sección se presentan los objetivos alcanzados.

Los errores más frecuentemente cometidos al redactar esta sección son: reiterar los resultados ya presentados anteriormente, y hacer conjeturas que no se derivan de los resultados.

El investigador, al final de su trabajo, debe indicar cuál es la contribución del estudio y de qué manera debe utilizarse para que los nuevos conocimientos sean útiles a la sociedad. También debe sugerir nuevos caminos de investigación.

MATERIALES ADICIONALES

La sección de los materiales adicionales es la parte final del informe. Está constituida por información que es parte integral del informe pero que no es pertinente ubicarla en ningún otro lugar del documento. Los materiales adicionales ayudan a fundamentar el texto, a interpretarlo o a verificar información. Esta sección puede incluir todas o cualquiera de las siguientes partes: apéndices, anexos, listas de referencias, listas de notas, glosarios, índices, listas de abreviaturas, bibliografías y otras fuentes de información.

Apéndices y anexos

Tanto los apéndices (elaborados por el propio autor) como los anexos (elaborados por alguien diferente al autor) incluyen material relevante a la investigación, pero que distraen al lector si se les coloca en el texto del informe o tesis. Tanto apéndices como anexos deben estar citados en el texto. Algunos ejemplos de apéndices o anexos son: cálculos matemáticos, especificaciones de equipos, documentos de patentes, cuadros estadísticos y otros. Sobre el contenido y ubicación de apéndices y anexos, véase el capítulo 5.

Referencias y notas

Esta sección se refiere al conjunto de citas que se han dado a lo largo del informe y que sirven para darle confiabilidad al trabajo. Con la referencia de los autores se les da crédito, y el trabajo ordenará y sistematizará ideas de diversos autores conjuntamente con las propias. Existen dos maneras principales de hacer referencia a las fuentes consultadas y a las ideas complementarias: a través de notas al pie de la página o a través de una lista de referencias en la sección de asuntos adicionales. Sobre la elaboración, contenido y ubicación de las notas, véase el capítulo 5.

Fuentes y bibliografía

La sección de fuentes o bibliografía consiste en una lista de las fuentes que fueron consultadas directamente durante la investigación y la redacción del informe. Si se trata exclusivamente de libros, revistas y otros documentos escritos, la página se puede encabezar BIBLIOGRAFÍA. Si se incluye otro tipo de fuentes, como entrevistas, documentos electrónicos y otros, se puede emplear el encabezado genérico de FUENTES CONSULTADAS, o bien generar una lista adicional a la de bibliografía que se encabece OTRAS FUENTES. Para una discusión más detallada sobre las fuentes, las bibliografías y las listas de referencias, consulte el capítulo 5.

Glosario, índices, listas de abreviaturas

El GLOSARIO es una lista de conceptos, palabras extranjeras o frases que no son familiares para el lector, seguidas por sus definiciones y sus traducciones. Los términos se ordenan alfabéticamente, a la izquierda de la hoja, seguidos de un punto o un guion, con la definición o traducción colocada a la derecha e iniciando con letra mayúscula y terminando con punto final. Si las definiciones o traducciones consisten en una sola palabra no llevan punto final. Si hay más de un glosario, cada uno debe comenzar en una nueva página. El glosario es opcional y puede ir ubicado en la parte de asuntos preliminares o en la de asuntos adicionales.

Además de los índices de figuras y de tablas, que se ubican inmediatamente después de la página de contenido, puede ser necesario construir otro tipo de índices, como los ÍNDICES ANALÍTICOS, los ÍNDICES ONOMÁSTICOS u otros. Los índices analíticos son listas de materias, o temas, acompañados del número de la página donde se encuentran, para facilitar su ubicación en el informe. Los índices onomásticos son listas de las personas nombradas en el informe. Los índices se construyen en orden alfabético y se ubican en la sección de asuntos adicionales.

La lista de ABREVIATURAS se incluye sólo si el autor emplea abreviaturas diferentes a las comúnmente aceptadas. La lista de abreviaturas se ordena alfabéticamente según la abreviatura misma. Aunque el informe incluya una lista de abreviaturas, el término o frase que se abrevia debe usarse completa la primera vez que aparezca en el texto, seguida por la abreviatura en paréntesis. La lista de abreviaturas puede ubicarse en la sección de asuntos preliminares o en la de asuntos finales.

REVISIÓN DEL BORRADOR DEFINITIVO

El autor del informe es la persona responsable de la correcta presentación de todo el documento —de los materiales preliminares, gráficos, adicionales y del texto— así como de su contenido.

Antes de escribir la versión final del informe ya se tendrá un borrador completo del documento, incluyendo las notas de pie de página, la tabla de contenidos, los índices, la bibliografía y los apéndices. Inclusive, ya se habrán editado los borradores anteriores para corregir los errores de estructura, mecánicos o de contenido. El plural se usa porque se supone que ya se efectuaron cuando menos cuatro revisiones:

• Una para determinar si existe claridad en la redacción y en las transiciones, ¿la progresión y desarrollo de las ideas es lógica y conduce claramente a las conclusiones y recomendaciones asentadas?

• La segunda para revisar las oraciones, ¿están en voz pasiva?, ¿son largas?, ¿están incompletas —falta un sujeto o el predicado—? si la respuesta es sí, se deben modificar.

• La tercera para corregir faltas de ortografía y de puntuación.

• La cuarta para ubicar las tablas y las figuras con respecto al texto.

El tipo de elementos que deben revisarse antes de escribir la versión final del informe técnico dependen considerablemente del material con el que se cuente y de las propias debilidades y fortalezas como escritor. Sin embargo, existen propuestas, como la que se presenta a continuación, que estimulan el uso metódico de listas de elementos que deben tomarse en cuenta al revisar la planeación, la redacción y la edición de los informes técnicos.

Lista de revisión de la redacción técnica 

Antes de empezar, usted ha…

1. ¿Definido el problema?

2. ¿Recopilado toda la información necesaria?

3. ¿Verificado la exactitud de la información que va a presentar?

4. ¿Tomado en cuenta los estudios previos y relacionados, en el mismo campo?

5. ¿Averiguado todo lo que puede sobre sus lectores?

6. ¿Determinado la razón por la que lo leerán?

7. ¿Tratado de responder anticipadamente sus preguntas?

8. ¿Determinado la actitud de sus lectores hacia el objetivo de la presentación?

9. ¿Decidido su propio enfoque?

10. ¿Verificado la coincidencia de su enfoque con las metas y políticas de su institución?

Al elaborar un plan, usted ha…

1. ¿Planeado una introducción que introduzca el tema y el informe mismo?

2. ¿Arreglado las partes del informe para que una parte conduzca clara y naturalmente a la siguiente?

3. ¿Incluido suficientes antecedentes?

4. ¿Excluido detalles innecesarios e irrelevantes?

5. ¿Planeado una conclusión firme?

6. ¿Determinado claramente las conclusiones y recomendaciones?

7. ¿Seleccionado un formato funcional: títulos, subtítulos, ilustraciones y otros detalles?

Al redactar, usted ha…

1. ¿Expresado un lenguaje que le conviene exactamente a lo que quiere decir?

2. ¿Usado un lenguaje que se adapta a sus principales lectores?

3. ¿Usado el menor número posible de palabras sin perder claridad, completes y cortesía?

4. ¿Tratado de alcanzar un estilo, que no sólo es exacto, claro y convincente, sino también interesante?

5. ¿Presentado todos los hechos pertinentes y comentado su importancia?

6. ¿Mostrado claramente al lector las acciones que usted recomienda y por qué?

7. ¿Correlacionado las ilustraciones y el texto?

Al revisar, usted ha…

1. ¿Satisfecho su objetivo en términos de las necesidades y deseos del lector?

2. ¿Leído críticamente su borrador en busca de errores gramaticales, de ortografía y de puntuación?

3. ¿Eliminado palabras y expresiones innecesarias?

4. ¿Dividido largas oraciones innecesarias?

5. ¿Verificado que los encabezados coincidan con los temas tratados?

6. ¿Verificado que las transiciones sean claras?

7. ¿Vuelto a revisar, una vez más, que la introducción establezca el objetivo, el enfoque y el plan de la presentación?

Finalmente, usted ha…

1. ¿Terminado su informe a tiempo?

2. ¿Obtenido la redacción de un informe de la cual está orgulloso?

Una vez que se ha realizado todo lo anterior, se está listo para escribir la versión final del informe técnico.