3.2 Formato

En esta sección se ofrecen algunas sugerencias y ejemplos para formar los informes técnicos.

Se trata de algunas reglas que son representativas de una buena práctica y que serán aceptadas en cualquier lugar, a menos que existan requisitos especiales, institucionales, que entren en conflicto. Lo que aquí se ofrece no se debe entender como recetas inflexibles sino como guía y estímulo al juicio del autor.

Formar o “formatear” un texto significa posicionar el texto para su representación visual e incluye la mecánica de la preparación del informe, como, por ejemplo: el diseño de la página del título o la colocación de los encabezados.

Es altamente recomendable hacer uso óptimo de las capacidades de los equipos modernos para la edición y presentación de los documentos técnicos.

Existe en el mercado software diseñado para este fin que puede desempeñar funciones especiales, como generar tablas de contenido y listas, manejar encabezados y pies de página, posicionar tablas e ilustraciones en los lugares apropiados dentro del texto y numerarlas, paginar, producir gráficas por computadora, controlar la corriente de texto alrededor de las ecuaciones y otros. Una vez que se ha elegido el formato adecuado, la caracterización de estilo del sistema computacional lo aplicará consistentemente, eliminándose la necesidad de ajustar los elementos cada vez que se presenten.

Para seleccionar el software adecuado, al editar el informe se debe evaluar cada paquete en términos de las tareas de redacción (especialmente si hay especificaciones únicas) y de las preferencias de edición (por ejemplo: si las notas se van a introducir al principio o al final del proceso). Aunque muchos paquetes de software tienen posibilidades de edición, algunos son más poderosos, rápidos o flexibles que otros; por ejemplo: los programas más poderosos hacen cambios basados en diferentes condiciones específicas (por ejemplo: “solamente en líneas con número”, “solamente en líneas que contengan las letras x, y, z”).

Se debe tener muy claro que primero se selecciona el software y después se elige el hardware compatible.

PAPEL

Los documentos técnicos deben estar escritos en papel blanco de alta calidad. Algunas instituciones usan hojas de color para identificar ciertos tipos de informes (por ejemplo: blanco para informes finales, amarillo para informes de avance, etc.), o para identificar informes de determinados departamentos.

ESPACIADO

El texto debe estar escrito a doble espacio, excepto en los siguientes casos:

• Un solo espacio en resúmenes, si el espacio lo demanda; si no, se usa el doble espacio.

• Un solo espacio en las listas numerosas; triple espacio, arriba y abajo de las listas.

• Un solo espacio, generalmente, en los apéndices.

• Un solo espacio en las citas; triple espacio, arriba y abajo de las citas.

• Un solo espacio en las notas de pie de página; doble espacio entre notas.

• Un solo espacio en cada ficha bibliográfica; doble espacio entre fichas.

 • Triple o cuádruple espacio arriba y abajo de los encabezados centrados.

• Doble espacio arriba y abajo de los encabezados laterales.

MÁRGENES

Los márgenes deben ser aproximadamente como sigue:

• Margen izquierdo, puede ser de hasta 5 cm. para permitir un empastado.

• Margen derecho, 2.5 cm.; debe estar alineado (justificado) sólo si no se dejan grandes espacios entre palabras. Cuando los renglones se justifican automáticamente por la computadora, se debe revisar y corregir la separación de sílabas con guiones.

• Margen superior, 2.5 cm.

• Margen inferior, 2.5 cm.

SANGRÍAS

La regla básica para aplicar las sangrías al inicio de los párrafos es la consistencia. Ya sea que se trate de sangrías de cinco u ocho espacios, lo importante es que siempre sean iguales. Los procesadores de palabras tienen una instrucción estándar para la sangría.

PAGINACIÓN

A todas las páginas, incluyendo las páginas en blanco, se les debe asignar un número de página:

• Las páginas preliminares (título, carta de trámite, dedicatorias, prólogo, resumen, contenido, índices) se deben numerar con números romanos en letras minúsculas (iii, iv, v. vi…etc.), centrados al pie de la página, como a 1.9 cm. de la orilla inferior de la hoja. Es costumbre no asentar los números de la página del título, de la página de la carta de trámite, ni de las páginas de adorno, como son las de las dedicatorias y la del epígrafe. Esto es, se cuentan las páginas, pero su número no aparece.

• El resto del informe, incluyendo el texto, las ilustraciones, los apéndices y la bibliografía, se numeran con números arábigos. Por lo tanto, la página 1 (número arábigo) del informe es la primera página de la introducción y se sigue paginando ininterrumpidamente hasta el final. En las páginas con encabezados principales; como la primera página de un capítulo o la página del encabezado de la bibliografía, se coloca el número en la parte inferior, centrado. En todas las demás páginas el número de página se coloca en la parte superior, centrado o en la esquina derecha, a una distancia regular (dos renglones más arriba del primer renglón escrito, arriba de la última letra del primer renglón). Las páginas de las partes y las de ilustraciones que ocupan toda la página, se cuentan en la secuencia, pero no se asienta el número.

ENCABEZADOS

• Los encabezados de las principales secciones de un informe técnico, tales como INTRODUCCIÓN, CAPÍTULO I.…. BIBLIOGRAFÍA, etc., generalmente se colocan 2 pulgadas abajo de la orilla de la hoja, centrados y con letras mayúsculas. Para numerar los capítulos se pueden usar palabras, números romanos o números arábigos. La selección debe ser consistente a lo largo de todo el informe. Cuando los títulos de los capítulos son muy largos, pueden necesitar dos o más líneas, a espacio seguido y en forma de pirámide invertida, sin punto final. El título del capítulo se coloca un espacio abajo del término capítulo que precede al número del mismo. O bien, se omite la palabra capítulo y sólo se escribe el título precedido por el número del capítulo.

• Los encabezados de segundo orden, o subtítulos, se deben colocar a partir del margen izquierdo. Deben resaltarse (por ejemplo, con negritas) y escribirse en letras minúsculas, excepto la letra inicial de cada palabra importante que debe ser mayúscula. Puede haber un doble espacio tanto arriba como abajo del subtítulo, pero no se debe colocar ningún texto en el mismo renglón que el encabezado. No se debe poner punto al final del encabezado.

• El encabezado de tercer orden (por ejemplo, 1.1.1) se maneja igual que los encabezados de segundo orden, con tres excepciones:

• sangrar el encabezado cinco espacios

• colocar un punto al final del encabezado

• comenzar el texto en la misma línea que el encabezado

• Si se usan encabezados de cuarto orden, deben tratarse igual que los encabezados de tercer orden. Si hay muchos encabezados en el documento, es mejor numerarlos.