2.3 Descripción de un proceso

2.3 Descripción de un proceso

Un proceso es una serie de acciones, y, por lo tanto, la descripción de un proceso es la descripción de las acciones. Las acciones pueden ser de dos tipos:

Aquéllas donde la atención está enfocada a las acciones del ser humano, o de un grupo de personas; y por lo tanto, la descripción hará énfasis en las capacidades humanas requeridas.

Aquéllas donde la acción no concierne directamente al operador humano.

Procesos en los cuales el operador desempeña un papel destacado

Para la descripción de los procesos en los cuales la atención está en la acción del operador se toman en consideración tres partes:

Una introducción a la descripción del proceso.

La descripción paso por paso de las acciones que constituyen el proceso.

Una conclusión.

A continuación, detallamos como es el desarrollo de un documento que describe un proceso:

Descripción de un proceso

Introducción

La introducción a la descripción de un proceso es la respuesta global a la pregunta ¿qué está usted haciendo? (el resto de la descripción es principalmente una respuesta a la pregunta ¿cómo lo hace?).

La pregunta ¿qué está usted haciendo?, se contesta al dar respuesta a otras preguntas, principalmente las siguientes:

¿En qué consiste el proceso?

¿Quién realiza el proceso?

¿Por qué se realiza este proceso?

¿Cuáles son los pasos principales de este proceso?

¿Desde qué punto de vista se describe el proceso?

¿Por qué se describe el proceso?

No siempre es necesario contestar a todas las preguntas, ni hacerlo en el orden presentado aquí. Se puede dar el caso en que con una sola respuesta se contesten dos preguntas.

¿En qué consiste el proceso? Desde el inicio se debe informar al lector en qué consiste el proceso, para que pueda tener una idea general de él.

La manera de dar la explicación depende del conocimiento que sobre el tema se supone tienen los lectores: puede ser una definición, una comparación o una descripción generalizada.

¿Quién realiza el proceso? En algunos casos es importante enfatizar quién realiza el proceso; por ejemplo: cuándo el proceso lo debe realizar un especialista.

¿Por qué se realiza el proceso? Es muy importante que el lector sepa cuál es el objetivo del proceso, a qué propósito sirve. A veces en la definición queda incluido el propósito. En el caso de que el propósito sea del conocimiento común no hay necesidad de explicitarlo. Sin embargo, algunas veces el propósito de un proceso no es conocido, ni está claro en la definición, y por lo tanto, hay que explicitarlo de manera completa.

¿Cuáles son los principales pasos del proceso? Es muy importante que en la introducción queden enlistados los principales pasos del proceso porque ayuda al lector a comprender el proceso antes de que se presenten los detalles de su ejecución; y a saber qué esperar en las partes siguientes. La lista de los pasos puede presentarse como:

Unalista formal, con un número o una letra que corresponda a cada paso, o como frases, una frase para cada paso, con o sin número o letra correspondiente.

Se debe tener cuidado con la puntuación para evitar ambigüedades o traslapar los pasos.

Los pasos deben ser explicados —en la parte correspondiente— en el mismo orden en que están enlistados.

¿Desde qué punto de vista se describe este proceso? ¿Por qué se describe el proceso? Ninguna de estas dos preguntas guarda relación con la pregunta inicial: ¿Qué está usted haciendo?; sin embargo, cada una representa un aspecto importante relacionado con el objetivo del informe.

La pregunta: ¿Por qué se describe el proceso? exige la presentación específica del objetivo. Si la razón por la cual se incluye la descripción en el informe es obvia, entonces no hay necesidad de mencionarla.

Se debe tener clara la distinción entre el objetivo del proceso mismo y el objetivo que se tiene para escribir acerca de él.

La primera de las preguntas anteriormente planteadas también está relacionada con el asunto del objetivo, pero aquí el interés está en decir por qué se describe de esta forma particular o desde un determinado punto de vista. Por ejemplo, al explicitar que el enfoque será más práctico que teórico, se puede hacer ver que el punto de vista es más el de un técnico que el de un ingeniero.

Hasta aquí se han destacado los hechos que el lector de una descripción de un proceso debe tener presentes al terminar la introducción. En algunos casos el autor presentará, en su introducción, todos los problemas aquí mencionados; en otros casos presentará sólo algunos, pero siempre deberá considerar la totalidad. Mucho depende de quiénes serán loslectores del informe y de las circunstancias generales que determinan que el informe sea escrito.

DESCRIPCIÓN PASO POR PASO DE LAS ACCIONES DEL PROCESO

Excepto en los casos en que se haga una presentación del equipo y de los materiales, la introducción a la descripción de un proceso va seguida de una descripción de los pasos principales del proceso.

Organización

Los pasos se presentan en un orden cronológico de acuerdo a su desempeño. Aunque hay procesos en los cuales dos o más pasos se desempeñan simultáneamente, esto se puede aclarar fácilmente y proceder a explicar cada uno de los pasos.

Para describir cada uno de los pasos se debe tener en cuenta que cada uno es un proceso en sí mismo. Por lo tanto, cada paso individual debe tener una introducción, y si fuera necesario debe ser, a su vez, subdividido. Su descripción es esencialmente una miniatura de la descripción del proceso como un todo; este principio general aplica también para cada uno de los “subpasos”. Sin embargo, esto no hay que tomarlo literalmente pues cuando se introduce un paso individual no se necesita decir, por ejemplo, quién realiza el proceso o desde qué punto de vista se describe.

Lo que sí se debe decir para cada paso es su definición y su propósito.

Un proceso se definió como una acción o serie de acciones; sin embargo, no se ha mencionado cómo describir la acción misma. El único punto en todo el informe en el cual la acción realmente se describe es en el paso individual.

Descripción de la acción

Al describir la acción el autor debe manifestar todo lo que los lectores necesitan saber para comprender y visualizar el proceso, esto es, cada paso de la acción. Se debe tener cuidado en detallar no sólo lo que se hace sino también cómo se hace.

Por ejemplo, al explicar a los lectores cómo calibrar un termómetro de mercurio de alcance amplio en un baño de aceite, sería aconsejable señalar que el aceite no se debe calentar mucho porque el termómetro volaría. Hay que mantener a los lectores en control de la acción.

Conclusión

La última de las partes principales de la descripción de un proceso es la conclusión. No siempre es necesario escribir una conclusión formal. La decisión de escribir una conclusión depende de la ayuda que pueda proporcionar al lector. El lector puede necesitar auxilio en los siguientes casos:

Para ordenar mentalmente los pasos principales (enlistarlos de nuevo le puede ayudar).

Recordar aspectos especiales sobre el equipo y los materiales.

Analizar las ventajas y las desventajas del proceso.

Destacar cómo el proceso está relacionado con otros procesos, o con otros trabajos que se hayan reportado.

Para determinar si la conclusión es necesaria se debe analizar la situación completa desde el punto de vista de la comunicación.

Procesos en los cuales el operador no juega un papel destacado

En los informes técnicos se presenta con más frecuencia la necesidad de describir un proceso donde no es relevante el papel del operador que donde sí lo es. En este caso la descripción del proceso es una respuesta para la pregunta: ¿Cómo funciona esto?, en lugar de: ¿Cómo se hace esto?

Los procesos en los que el agente humano no juega un papel destacado pueden ser muy complicados, como la construcción de una computadora, o relativamente simples, como el funcionamiento de una bomba de agua. Sin embargo, en los dos casos se hace poco énfasis en la actividad de la persona.

Las diferencias esenciales entre un proceso donde el operador no tiene una actividad relevante y el proceso donde el operador es importante, son tres:

El énfasis está en la acción, y no en el operador y la manera como ejecuta ciertas acciones. Este punto es bastante obvio: una vez que se pone en movimiento una cadena de eventos, como en un proceso químico, el interés en el operador que pone en marcha los eventos, desaparece. De ahí en adelante el interés se fija en las acciones siguientes. El lector no está interesado en “quién” está involucrado. La descripción de cómo funciona una máquina no involucra a ninguna persona, el “operador” es la máquina misma.

En vista de que el énfasis se coloca en el proceso y en la función, y no en el individuo, la redacción se hace generalmente (no siempre) en modo indicativo, en voz activa o pasiva, pero no se puede hacer en modo imperativo.

Los términos “equipo” y “material” toman un significado diferente: cuando el operador desempeña la parte importante, él usa equipo y materiales para llevar a cabo el proceso. Pero, cuando el operador no juega la parte importante, se puede decir que el equipo y los materiales mismos están desempeñando el proceso. Por ejemplo: cuando se está describiendo cómo funciona una bomba de aire, se dice: el pistón (émbolo) comprime el aire en el cilindro (ahí “el pistón” es el sujeto).

Aparte de estas tres diferencias, la descripción de un proceso en el cual el operador es importante y de uno en donde no hay operador (o es secundaria su importancia), descansa en los mismos principios.

En los informes técnicos, la descripción de un mecanismo y la descripción de un proceso están íntimamente relacionadas, y frecuentemente también están involucrados otros elementos, como, por ejemplo: el análisis y la clasificación.