4.2 Cuerpo del Informe: Introducción, Capítulos y Conclusiones

Las introducciones y las conclusiones son señales en el camino para orientar al lector.

La introducción es el primer contacto que el lector tiene con los pensamientos y estilo de redactar del autor. Si el lector no está obligado a revisar el informe, entonces el único criterio que lo estimulará a seguir leyendo es el interés. Si la introducción es aburrida, redundante o confusa, el lector simplemente pondrá el texto a un lado.

Así como la introducción es de primordial importancia para que el lector se entere de lo que leerá, las conclusiones son importantes para enlazar lo que ya leyó.

Como las conclusiones constituyen la última parte de lo que se leerá, deberán dar al lector la impresión de haber recibido algo positivo de la lectura del informe.

1. INTRODUCCIONES

La introducción es la primera parte del texto; y, por lo tanto: la primera página de la introducción es la página 1 (número arábigo) del informe o documento.

Ya sea que vaya precedida o no de un prólogo o de un resumen, la introducción debe ser una unidad completa y autosuficiente.

La función principal de una introducción en un documento técnico es establecer el tema, el objetivo, el alcance y el plan de desarrollo del informe. Algunas veces es necesario señalar los pasos para una correcta documentación.

o importancia del tema y resumir los principales logros. Por lo tanto, se trata básicamente de información que ya se tiene desde la elaboración del anteproyecto.

Definición del tema

Desde el principio el lector debe saber cuál es el tema preciso del informe.

Aunque de alguna manera el título del informe es una presentación del tema; éste debe establecerse de nuevo en la introducción. Además, el título del informe no debe servir como antecedente de un pronombre en la introducción; por ejemplo: si el título fuera “El proceso de…”, la introducción no debe empezar con las palabras: “Este proceso…”

La definición del tema en la introducción abarca uno o más de los tres siguientes aspectos:

• Definición del problema de estudio.

• Teoría asociada con el tema.

• Antecedentes históricos del tema.

El investigador debe exponer el problema concreto sobre el cual trata su trabajo, así como los términos del problema. Cuando una definición formal es insuficiente, se tendrá que proporcionar al lector algunos antecedentes teóricos o históricos, o ambos.

Si la sección de antecedentes teóricos es corta, se puede incluir en la introducción; pero si es larga, es mejor acomodarla en una sección independiente, inmediatamente después de la introducción; esto es, como Capítulo I. En cualquier caso, el autor no debe perder de vista que el objetivo es que quede claro el tema del informe.

En cuanto a la sección de antecedentes históricos, el propósito de incluirlo en un informe técnico es dar al lector un entendimiento del contexto del cual es parte el tema del informe. En el caso de esta sección el autor se debe preguntar si la historia contribuye al propósito del informe, si no es así, debe quedar fuera.

Al igual que la teoría, la historia puede quedar en la introducción, o formar un capítulo independiente. En muchos casos, teoría e historia se pueden combinar en un solo capítulo.

Definición del objetivo 

El lector debe conocer y entender el objetivo del estudio; el cual se puede presentar simplemente diciendo, “El objetivo de este trabajo es………..”.

En muchos casos, la definición del problema y la del objetivo se puede expresar en la misma oración. En otros casos, la definición de problema se puede expresar como una oración introductoria y el objetivo como una oración que concluye.

Si el objetivo es complejo, lo podemos descomponer en varios subjetivos; y así informarlo en la introducción.

Si el objetivo principal incluye o implica objetivos secundarios, terciarios y más; la introducción debe reflejar explícitamente la jerarquía de tales objetivos.

Alcance 10

El término alcance se refiere a los límites del estudio.

El problema en la introducción es explicar cuáles son los límites, para que los lectores no esperen más, ni menos, de lo que encontrará en el informe.

Los límites se pueden definir de diferentes maneras, entre otras están las siguientes:

• Por el nivel de detalles, por ejemplo, no es lo mismo un estudio general que uno detallado

• Por el rango

• Por el punto de vista

Plan de desarrollo

La definición del plan de desarrollo de un informe consiste en “decirle a los lectores lo que se les va a decir”.

Se trata de una idea sencilla que se redacta de una manera directa y formal:

“Este informe se divide en cinco partes principales:

(1)       , (2)     , (3)     , (4)     , (5)     .

 O puede ser más literaria:

“Los aspectos más importantes de este trabajo son: __________, ___________, _________, etcétera”.

En general, se señala el contenido global de cada capítulo buscando destacar el hilo conductor entre ellos.

El plan de desarrollo se inserta en forma de párrafo al final de la introducción.

Importancia del tema

En algunas ocasiones, es necesario incluir en la introducción la importancia potencial del trabajo. Para convencer a los lectores, es necesario fundamentar con evidencias el interés que se debe tener por el problema planteado. Por ejemplo: si el problema es importante por novedoso, se debe documentar con datos esa afirmación.

Las razones por las cuales es importante abordar al problema pueden ser de tipo técnico, por ejemplo: el avance de un área tecnológica o una nueva aplicación; de tipo económico, por ejemplo: si los resultados elevarán la productividad industrial, o social, por ejemplo: si los beneficiados serán los grupos marginados de las ciudades y otros.

Extensión de la introducción

La extensión de la introducción estará determinada por la extensión total del informe.

Los informes cortos (2 000 a 3 000 palabras) necesitan no más de un párrafo introductorio bien desarrollado. Los informes extensos pueden necesitar introducciones del tamaño de un capítulo.

La introducción como capítulo

Cuando la introducción tiene la extensión de un capítulo, algunas instituciones acostumbran numerarla como capítulo número uno (Capítulo I, Introducción); sin embargo, esto no es adecuado desde el punto de vista de la lógica, pues la introducción es una unidad autónoma que, como el nombre lo indica, introduce a todos los capítulos. Los capítulos, a diferencia de la introducción sí son partes interdependientes; es decir, no autónomas.

Partes de la introducción

Tema de estudio:

• Definición del problema de estudio

• Teoría asociada con el tema

• Antecedentes históricos

Objetivo

Alcance

Plan de desarrollo a veces:

Importancia del tema

Principales logros

• CONCLUSIONES Y SUMARIO DE LAS CONCLUSIONES

Las conclusiones son la parte final del informe.

En un informe técnico, las conclusiones pueden tener cualquiera de las tres siguientes funciones:

• Darle un sentido de terminación y completes al informe.

• Establecer los resultados, a veces llamados “hallazgos”, de la investigación.

• Presentar la toma de decisión correcta sobre un rumbo de acción. A la conclusión que tiene esta función, a veces se le llamará recomendación.

Punto final del informe

Hay informes técnicos en los que no tiene sentido revisar lo que ya se dijo, y sin embargo, es inadecuado sólo poner punto final.

En este caso la conclusión es sólo una manera de finalizar el documento; por ejemplo:

Al final de una descripción sobre la utilización de los sistemas manejadores de bases de datos relacionales se puede concluir: “Aunque como ha sido mostrado, la tecnología de los sistemas manejadores de bases de datos relacionales permite a los usuarios interconectarse a diferentes plataformas de una manera transparente y eficiente, también les da una gran oportunidad para la construcción e implementación de nuevas aplicaciones, lo que constituye un estímulo a su creatividad”.

En esta conclusión no se dice nada significativo en cuanto a una revisión de lo investigado o a toma de decisiones, pero sí se presenta una conclusión que le da un sentido de terminación al informe.

Resultados o hallazgos de la investigación

En la segunda clase de conclusiones se presentan los resultados, también llamados hallazgos, de la investigación o estudio. No se trata de ideas nuevas, sino de aquellas que han estado presentes en todo el trabajo, desde la introducción, y que se han ido transformando en certidumbre a través de una progresión lógica que conduce claramente a una conclusión.

En este caso hay dos formas de presentar las conclusiones:

• Se trata de una sola conclusión que se presenta en forma de párrafo con el encabezado CONCLUSIÓN. El párrafo se redacta de una manera clara, exacta, enérgica y con modestia.

• Se trata de una lista de las conclusiones de las diferentes partes del cuerpo del informe. Lleva el encabezado, CONCLUSIONES o SUMARIO DE LAS CONCLUSIONES. No es necesario numerar las conclusiones, pero en algunos casos esto ayuda a que la presentación sea clara.

Redactar un buen sumario implica una comprensión muy clara de cada una de las ideas fundamentales del documento; por lo que también sirve para evaluar si éstas se han formulado claramente.

Un sumario no debe contener nuevas ideas o nueva información y nada que no haya sido antes justificado.

Recomendaciones

La tercera clase de conclusiones presenta las decisiones a las que se llegó después de una discusión sobre los distintos cursos de acción o sobre las soluciones a un problema práctico. Estas conclusiones se presentan en forma de una o varias recomendaciones directas. Un ejemplo típico es el siguiente:

“La conclusión evidente es que _________________________”.

Algunas veces la diferencia entre la segunda y la tercera clase de conclusiones es muy leve; sin embargo, es importante que el lector distinga, si sólo se le está dando información —como en el segundo caso— o si se está presentando la decisión que se debe tomar sobre un curso de acción.

Ciertos informes tienen simultáneamente las dos últimas clases de conclusiones y se presentan clara y ordenadamente dispuestas bajo el encabezado de CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES.

•  CAPÍTULOS

Una forma de organización de los contenidos en un documento técnico, dependiendo del formato o destino del mismo, es el de organizarlo en capítulos,

La forma de la composición de los capítulos en un documento técnico, pudiera ser, una forma antigua que es usar la numeración romana, por lo que en su caso el capítulo primero se escribe siempre en letra: Capítulo Primero (o primero); en los subsiguientes se usan las cifras romanas: Capítulo II, Capítulo III, etc.

Incluso se puede, en obras de batalla, suprimir la palabra capítulo y así se pondrá de forma simple II, III, Iv, etc., encabezando cada uno de ellos, siempre sin olvidar que el capítulo primero se escribe con letra.

Ahora mostraremos otra de las formas más modernas. De enumerar y componer los capítulos: Capítulo 1, Capítulo 2, etc. O bien: 1, 2, 3, etc. O Capítulo primero, capítulo segundo, etc., e incluso: Primero, Segundo, etc., o Uno, Dos, etc.

Siempre hay que considerar que cuando una obra se menciona uno de sus capítulos, debe reflejarse con la misma grafía que se use en los encabezamientos; o sea, que sería impropio encabezar los capítulos en Capítulo IV, por ejemplo, y reflejarlo en el texto son Capítulo 4.

La palabra capítulo, en estos casos, suele escribirse con versal, lo mismo que las demás partes de la obra cuando son mencionadas; sin embargo, esta costumbre va cayendo en desuso; podrían ponerse de versal las partes de libro que por sí mismas constituyen el título de esa parte, como en el caso de prólogos, introducciones, etc., pero los capítulos, por lo general, suelen llevar su propio título.

Lo más general es que la primera línea de texto, si el título hace sólo dos líneas, arranque a la altura de la línea áurea horizontal; sin embargo, se admiten otras formas, cual la de disponer el título a la cabeza de la página, seguido de un blanco adecuado y después el texto, o bien formando arranque caprichoso, con números más grandes que el título e incluso separando de éste verticalmente por un filete, etc. No existen, y ello es natural, normas fijas.

En cuanto a los títulos, lo más común es centrarlos, pero también se ponen marginados, a uno o a ambos lados, y en este último caso se hará de la siguiente manera: página impar, a la derecha; página par, a la izquierda; esta misma disposición adoptarían, en su caso, los títulos, subtítulos, etc.; a veces, sin embargo, se marginan los títulos de capítulos y no se hace lo mismo con los subtítulos, y viceversa dependiendo del estilo de la compaginación.

En obras técnicas, la numeración de los capítulos suele hacerse así: sólo se usan números arábigos, tanto para los capítulos como para los párrafos, apartados, sub-apartados, etc., que en cada caso se separarán por un punto (sin otro espacio alguno); por ejemplo: 1.25.3.5 quiere decir: sub-apartado 5 del apartado 3 del párrafo 25 del capítulo 1; esto simplifica enormemente las cosas en las obras a que va destinada esta numeración, que asimismo puede aplicarse a cualquier otro escrito o impreso.