4.1 Asuntos preliminares: Prólogo,Agradecimientos y Resumen

PRÓLOGOS, RESÚMENES Y AGRADECIMIENTOS

Los prólogos y los resúmenes pertenecen a la primera parte o “cuestiones preliminares” de un informe técnico, y por lo tanto, son independientes del informe mismo.

Los prólogos y los resúmenes no tienen carácter obligatorio.

Tanto los prólogos como los resúmenes se escriben sólo para conveniencia del lector, aunque cada uno con diferente finalidad.

1. PRÓLOGOS

Se distinguen dos tipos de prólogos: los escritos por un autor invitado, generalmente ya consagrado, y los escritos por el propio autor. En el primer caso, el experto o autor consagrado presenta al autor de la obra y la obra misma a los lectores. Esto no es propio de los informes técnicos, al menos mientras no sean publicados como libros, y por lo tanto, no se abordarán en este trabajo.

El prólogo escrito por el autor del informe presenta los aspectos personales y significativos que el investigador comunica acerca de su estudio: su motivación para elegir el tema, su experiencia personal, la relación del tema con sus estudios o especialidad, y con otras investigaciones ya realizadas, el carácter o enfoque general de su investigación, el público al cual se dirige y los reconocimientos por ayuda y permisos recibidos. Si la mayoría de las ilustraciones del informe provienen de una sola fuente, el hecho debe ser destacado con un agradecimiento.

Si sólo se desea agradecer a las personas que ayudaron, no hay razón para escribir un prólogo, ya que esto puede hacerse en una página titulada AGRADECIMIENTOS.

Cuando no haya nada significativo qué agregar a lo que ya está considerado en el cuerpo del informe, no hay por qué incluir un prólogo. El prólogo tiene razón de ser sólo si contiene noticias significativas para los lectores.

El prólogo, a veces llamado prefacio, no debe confundirse con la introducción que es una parte esencial del cuerpo del informe.

ELEMENTOS EL PRÓLOGO

•          Motivación para elegir el tema

•          Relación del tema con el campo de trabajo personal

•          Relación de la investigación con otras investigaciones

•          Carácter o enfoque general de la investigación

•          Público a quien va dirigido el tema

•          Agradecimientos

El prólogo debe ser breve, evitando lo difuso, lo retórico y lo autoelogioso.

Formato

El prólogo sigue a la hoja blanca que va después del “documento de aceptación” y se encabeza PRÓLOGO (o PREFACIO) con letras mayúsculas, centrado sobre el texto y sólo en la primera página. El formato de esta página debe ser igual al de la primera página de un capítulo. La paginación del prólogo se hace con números romanos en letra minúscula, centrados abajo del texto.

• AGRADECIMIENTOS

Cuando no existe un prólogo donde se incluyan los agradecimientos se puede dedicar una sección especial para ello.

En los agradecimientos el autor hace referencia a las personas que específicamente colaboraron en la investigación, y da crédito a las personas e instituciones que otorgaron permiso para reproducir materiales; se deben mencionar las fuentes de ayuda financiera como: becas, años sabáticos, contratos u otros. Aunque se quisiera agradecer apoyos especiales tales como asesoría en asuntos técnicos o uso de equipo especial, se puede omitir si se trata de ayuda rutinaria.

El encabezado genérico AGRADECIMIENTOS, que aparece sólo en la primera página, se escribe con letra mayúscula y centrado arriba del texto. El formato de ésta debe ser igual al de la primera página de un capítulo.

Cada página de agradecimientos se numera con números romanos en letra minúscula, centrados abajo del texto.

• RESÚMENES

Según la norma internacional ISO 214-1976 (F), un resumen es la presentación abreviada y acuciosa del contenido de un documento, sin agregar críticas ni interpretaciones y sin indicación de quién escribió el resumen.

Hay dos tipos de resúmenes: los descriptivos o indicativos y los informativos.

Resúmenes descriptivos o indicativos

Los resúmenes descriptivos o indicativos se limitan a indicar cuáles son los temas tratados en el informe y la forma en que se enfocan los hechos, pero dicen muy poco o nada de lo que el informe plantea acerca de esos temas, la ventaja de un informe descriptivo es que es fácil de escribir y es corto, la gran desventaja es que contiene poca información.

Los resúmenes descriptivos no son propios de los informes técnicos sino de textos discursivos, como, por ejemplo: visiones generales, trabajos críticos o monografías completas.

Resúmenes informativos

Los resúmenes informativos proporcionan la esencia del documento, presentan el material más significativo del informe. En lugar de indicar cuáles son los temas tratados, presenta lo que el informe dice acerca de esos temas e incluye los resultados del trabajo. Si se trata de un diseño, debe decir exactamente lo que el diseño puede hacer, cuáles son sus características principales y cuál decisión se debe tomar al respecto; por qué la información presentada es importante.

Los resúmenes no relatan las actividades que se desarrollaron, sino que sintetizan los hallazgos.

La ventaja de un resumen informativo es que presenta mucha más información que uno descriptivo, aunque, desde luego, es más difícil de redactar y puede ser más largo.

Sin duda alguna el resumen informativo es superior al descriptivo, aunque la mayoría de los resúmenes combina lo descriptivo con lo informativo. En cualquier caso, las variables que se deben balancear son brevedad-detalle y descripción-información.

Objetivo

Los resúmenes se escriben únicamente para conveniencia del lector. El objetivo principal del resumen es que el lector obtenga la información rápidamente y determine si le interesa tanto como para leer el informe completo.

Un resumen exacto, informativo y bien escrito tendrá además una influencia positiva en la actitud del lector hacia el informe completo.

Por otro lado, al igual que los títulos, los resúmenes son usados por los servicios de información para crear listas de documentos. Por ejemplo: listas de los resúmenes de los informes técnicos para registro de patentes o listas de los resúmenes de artículos de revistas, ambos organizados por tema principal.

Los resúmenes también sirven a lectores que sólo tienen un interés tangencial en el tema y quieren obtener, a través del resumen, información suficiente como para evitar la lectura de todo el documento.

Extensión

Según la Conferencia Internacional sobre resúmenes, efectuada en la ciudad de Washington en 1973, un resumen es un párrafo de no más de 200 palabras.

Según la norma ISO 214, en los documentos extensos como informes o tesis, el resumen debe contener menos de 500 palabras y una extensión que permita su impresión en una sola página.

Según algunos autores, el resumen debe tener una extensión del cinco por ciento de la extensión del informe; sin embargo, muchas veces es el contenido del informe y no su extensión lo que determina el número de palabras adecuado para el resumen.

Como algunas instituciones tienen requisitos particulares sobre la extensión, características y formato del resumen, es conveniente consultar a las personas, departamentos u organizaciones a las que va dirigido el informe sobre sus indicaciones.

“El resumen debe ser tan breve como se pueda, y luego reducirse a la mitad”.

Ubicación

El resumen debe ubicarse lo más cerca posible del inicio del informe. Si no hay requisitos institucionales que especifiquen la ubicación del resumen, éste puede ocupar la página tercera (página iii) del informe, después de la “página de aceptación” o “página de documentación del informe”, si la hay; o en una página a la derecha que preceda a la tabla de contenidos.

Si fuera necesario incluir en el informe un breve prólogo para dar antecedentes, el resumen se coloca a continuación de él y no debe reiterar los antecedentes.

Debe quedar claro que el resumen no es parte del informe mismo por lo que nunca se debe ubicar dentro del cuerpo del informe. Por lo mismo, el resumen debe tener carácter autosuficiente.

Es conveniente también redactar una “hoja de resumen”, separada del informe, para enviarla a quienes puedan interesarse por el documento completo. En este caso se debe incluir la ficha bibliográfica del informe original (título, autor, lugar, fecha) en la parte superior del lado derecho de la página de resumen.

Secuencia de la redacción

En muchas disciplinas, los lectores están acostumbrados a resúmenes que se redactan con la siguiente secuencia: finalidad, métodos, resultados y conclusiones del documento original. La mayor parte de los documentos que describen trabajos de experimentación pueden ser resumidos con arreglo a dichos elementos, pero la secuencia óptima depende del tipo de usuario al cual se dirige principalmente el resumen. Por ejemplo, los lectores interesados en adquirir nuevos conocimientos pueden informarse con mayor rapidez a través de una disposición que destaque específicamente los resultados novedosos; en ella se pondrán en primer término los resultados y conclusiones, y luego los detalles más importantes, los otros resultados y el método. En los informes de investigación el énfasis recae en el problema y en la forma de abordarlo, así como en los resultados, las conclusiones y las recomendaciones.

Contenido

Se refiere a la redacción tal y como está expresada en la norma ISO 214, preparada sólo para fines de enseñanza.

•Propósito

Deben indicarse los principales objetivos y el alcance del estudio, o bien las razones por las cuales se escribió el documento, a no ser que ello se desprenda del título del documento o del resto del resumen. Sólo deben hacerse referencias a publicaciones anteriores si éstas constituyen parte esencial del propósito del documento.

•Metodología

Las técnicas o enfoques utilizados sólo deben describirse en la medida necesaria para su comprensión. Sin embargo, deben identificarse claramente las técnicas nuevas y describirse sus principios metodológicos básicos, el alcance de su aplicación y el grado de exactitud que puedan lograr. En el caso de documentos que no se refieran a trabajos de carácter experimental, deben describirse las fuentes de información y la forma de manejo de la misma.

Los resultados deben ser descritos en la forma más concisa e informativa posible. Pueden ser de carácter experimental o teórico, o bien, consistir de informaciones reunidas, de relaciones o correlaciones advertidas, de efectos observados, etcétera.

Debe indicarse con claridad si los valores numéricos son brutos o derivados, y si provienen de una sola observación o de mediciones reiteradas. Si el gran número de resultados novedosos no hace posible incluir todos, debe darse prioridad a algunos de los siguientes: verificación de nuevos hechos, resultados nuevos de valor a largo plazo, descubrimientos significativos, hechos que contradicen teorías anteriores o bien que resultan, para el autor del trabajo, especialmente pertinentes en relación con un problema práctico. Deben indicarse los límites de la exactitud y de la confiabilidad de los resultados, así como sus grados de validez.

•Conclusiones

Debe describirse el alcance de los resultados, especialmente en cuanto éstos se relacionan con el propósito de la investigación o de la preparación del documento. Las conclusiones pueden ir en relación con recomendaciones, evaluaciones, aplicaciones, sugerencias, nuevas relaciones e hipótesis aceptadas o rechazadas.

•Información colateral

Deben incluirse los hallazgos o información, incidentales en relación al propósito principal del documento, pero que tienen valor fuera de su campo temático principal (por ejemplo: modificación de métodos, nuevos compuestos, nueva determinación de constantes físicas, nuevos documentos o fuentes de información). Debe darse información clara sobre estos aspectos, sin que ello distraiga la atención del tema principal. No debe exagerarse su importancia relativa en relación con el documento resumido.

Estilo

El resumen debe iniciarse con una oración que centre la atención del lector en la idea o tesis fundamental del informe. Cada una de las oraciones que le siguen debe constituir un desarrollo de la idea principal.

Debe explicar la forma en que se aborda el tema o bien la naturaleza del documento; por ejemplo, estudio teórico, exposición de un caso, informe acerca del “estado del arte” en un campo, informe de una investigación original, etcétera.

El resumen es una unidad independiente y debe ser inteligible sin necesidad de referirse a alguna parte del informe mismo, por lo cual debe tener carácter autosuficiente. No debe incluirse información o afirmaciones que no figuren en el documento original.

El resumen debe estar escrito en buen español, sin abreviaturas ni siglas.

Lo que el resumen no es…

No debe haber confusión entre resumen y otros términos cercanos, pero de diversos sentidos como son los siguientes:

Reseña crítica: Una breve reseña crítica de un documento suele tener un carácter más semejante al de un resumen informativo pero su autor también debe incluir aspectos críticos o de interpretación.

Nota: Una nota es una explicación o comentario breve acerca de un documento y su contenido, o, incluso, una cortísima descripción que suele añadirse a la cita bibliográfica de un documento.

Síntesis: Una síntesis es un breve pasaje del documento (normalmente ubicado hacia el final) en el que vuelven a exponerse sus principales resultados y conclusiones; cuya finalidad es complementar la orientación de un lector que haya estudiado el texto precedente.

Extracto: El extracto está compuesto por una o más partes del documento, seleccionados para representar la totalidad del mismo.

Formato

El resumen se encabeza RESUMEN con letras mayúsculas y centradas sobre el texto.

El formato de esta página debe ser igual al de la primera página de un capítulo.

La paginación del resumen se hace con números romanos en letras minúsculas, centradas abajo del texto.

EL título RESUMEN y el número de la página aparecen en la tabla de contenido.

La forma del resumen es generalmente de un solo párrafo, a doble espacio y en una sola página.

En muchos casos, diferentes instituciones o los diferentes departamentos de una institución, o inclusive diferentes disciplinas, tienen sus propios requisitos sobre la presentación de resúmenes; por lo que se debe consultar en la instancia pertinente acerca del contenido, estilo, ubicación y formato de los mismos.