4.3 Asuntos finales: Notas y notas finales, Bibliografías, Apéndice y Anexo, Índice de gráficos o tablas y Glosario

Las notas, las bibliografías, los apéndices, los anexos y los glosarios componen la sección de referencias.

La sección de referencias es la parte final del informe. (video anexo)

1. NOTAS Y NOTAS FINALES 

Las notas al texto consisten de una advertencia, explicación, comentario o información de cualquier clase, que se coloca en un impreso, fuera del texto y que por lo regular se pone al pie de la página.

Usos

Las notas en un informe o documento técnico tienen cuatro usos principales:

• Citar las fuentes de autoridad de afirmaciones hechas en el texto.

• Hacer referencias cruzadas.

• Hacer comentarios pertinentes y ampliar la discusión fuera del plano que nos permite el texto.

• Reconocer a quien le estamos obligados.

Como se puede concluir, hay dos clases de notas: Las dos primeras son notas de referencia y las dos últimas son notas de contenido.

Notas de referencia

Las notas de referencia, también llamadas notas de documentación o citas, tienen por objeto:

• Remitir a la fuente donde se confirma el hecho o se expone la idea.

• Probar un hecho o reconocer una idea que contribuyó al trabajo de investigación.

• Reconocer un antecedente del trabajo.

En el informe de investigación deben quedar acreditadas al autor original, a través de las notas de referencia, los siguientes elementos: citas directas (o textuales), citas conceptuales (o paráfrasis) y cualquier opinión, hecho, o idea que no se haya originado en el autor del informe.

Las notas de referencia o citas pueden seguir el sistema autor página o el sistema autor-fecha.

Sistema autor-página

Las referencias en paréntesis en el sistema autor-página se hacen dentro del texto, y consisten en los siguientes elementos básicos: entre paréntesis se pone el apellido del autor, dos puntos y la página, si es la única obra de ese autor que aparece en la bibliografía del informe; por ejemplo: (Obata: 175). Esa nota conducirá a la bibliografía, para buscar por orden alfabético el apellido del autor indicado: Obata. No se necesita citar el título del libro porque está en la bibliografía, pero sí se indica el número de la página.

Si en el informe se hace uso de varias obras del mismo autor, cuando se haga la referencia a alguna de ellas se debe añadir al año de publicación; por ejemplo: si aparece intercalado en el texto (Chuen Chien 1990:50) se debe acudir a la bibliografía a buscar el apellido del autor y el título correspondiente a su obra publicada en 1990. En otra parte del informe puede aparecer (Chuen Chien 1992:78), haciendo referencia a su obra de 1992, y a la página 78.

Cuando un autor ha publicado varias obras en un mismo año, a la primera se le pone: a, a la segunda, b, y a la tercera, c; en esta forma, cuando en el texto se hace referencia a la segunda obra —y si las tres obras aparecen en la bibliografía— se debe indicar entre paréntesis el apellido, el año, la letra y la página: (Tanaka 1993b:85).

La condición para seguir el sistema autor-página y autor-fecha es que la bibliografía esté estructurada por orden alfabético de apellido de autor y con cada autor por fechas.

Sistema autor-fecha (sin página)

En el sistema autor-fecha, la cita intercalada en el texto consiste en dos elementos, apellido del autor y fecha de publicación, en paréntesis. Los detalles bibliográficos completos aparecen en una lista de referencias ordenada alfabéticamente por apellidos de autor y por fechas; donde se añaden las referencias de las páginas. Esta lista se coloca antes de la bibliografía y se titula REFERENCIAS u OBRAS CITADAS (no es la bibliografía).

Ejemplos      Sistema Autor–Página                   Sistema Autor–Fecha

(Ellis: 110)     1Un autor      (Ellis  1991)

(Braae y Rutherford: 555)  Dos autores  (Braae y Rutherford  1979)

(Romero, Cortes y Libreros: 176) Tres autores (Romero, Cortes y Libreros 1993)

(Hand Schin et al: 80)         Más de tres autores            (Hand Schin et al 1994)

(Hand Schin y otros: 80)                (Hand Schin y otros  1994)

(Motorola 1996:25)  Sin nombre de autor           (Motorola  1996)

(Motorola s.f: 80)     Sin nombre de autor y sin fecha  (Motorola s.f. )

Referencias como notas al pie de página, al final del capítulo o al final del texto

Algunos autores acostumbran hacer las referencias o citas a través de llamadas en el texto, ya sea con un número arábigo en la parte superior de la línea (como exponente), o colocado entre corchetes o paréntesis.

La numeración de las notas es consecutiva por capítulos (en el caso de que el informe contenga un alto número de citas) o consecutiva para toda la obra.

La nota bibliográfica, a la que se hace referencia en el texto, se coloca:

• Al pie de la página

• En una lista de referencias al final del capítulo

• Al final del texto, antes de la bibliografía en una sección titulada, REFERENCIAS.

Las listas de las notas de referencias contienen los siguientes elementos:

1. Número de llamada (alto como exponente; entre corchetes [ ] o entre paréntesis ( ))

2. Apellido y nombre del autor (igual que en la bibliografía)

3. Título de la obra (igual que en la bibliografía)

4. Tomo o volumen, si fuera el caso

5. Página (p. en seguida el número)

Los demás elementos de las referencias (por ejemplo: traductor, lugar, editorial y año) se encontrarán en la bibliografía. En caso de que la obra citada no fuera incluida en la bibliografía, la nota debe indicar por lo menos, los elementos esenciales de la referencia (autor, título, lugar, editorial, año).

La lista de referencias —al final del capítulo o al final del texto— se debe ordenar por número de nota — [1], [2], [3],……, [n] — y no por orden alfabético.

Referencias cruzadas

Las notas de referencias cruzadas o contra referencias, remiten al lector a otras partes del informe, para lo cual se usa el Supra y el Infra.

Supra viene del latín e indica “sobre”, “arriba”, “más allá”. Se utiliza, entre paréntesis o al pie de página, para expresar “véase más arriba” o “véase la parte anterior”.

Por ejemplo: Supra p. 25 (véase más arriba la página 25.)

Infra viene del latín e indica “abajo”. Se utiliza entre paréntesis en el texto o al pie de página, para expresar “véase más abajo o véase más adelante”.

Por ejemplo: Infra p. 45 (véase la página 45 más adelante.)

Las referencias cruzadas acompañadas del número de página presentan una dificultad porque pueden ser añadidas sólo cuando la paginación del informe es definitiva; sin embargo, el esfuerzo vale la pena para conveniencia del lector.

Notas de contenido

Las notas de contenido se parecen a los apéndices: aquí el autor puede expandirse, ampliar o comentar la información presentada en el texto. También sirve para añadir nuevas e interesantes luces al tema en cuestión, citar fuentes adicionales, ampliar la discusión presentando detalles novedosos o definir términos técnicos usados en el texto.

Independientemente del tipo de contenido de la nota, éste tiene que ser relevante, aunque tangencial, al tema bajo discusión en el texto.

Ubicación y numeración

Las notas de contenido pueden ser colocadas en cualquiera de tres lugares: al pie de la página (notas de pie de página), al final del capítulo o al final del informe (notas finales).

Para conveniencia del lector el mejor lugar para las notas es el pie de página, pues sólo tiene que bajar la vista para ver si el contenido es de su interés.

En todas las notas de pie de página —con excepción de las que aparecen en los textos de matemáticas donde el número de la nota puede ser confundido con un exponente— se deben usar números arábigos. Las notas se numeran consecutivamente en cada capítulo o a lo largo de todo el informe, dependiendo de cuántas son. El número de la nota de pie de página se coloca después de la aseveración—y del signo de puntuación— a la que se refiere la nota. Se eleva medio espacio y no va seguido por un punto ni entre paréntesis.

Cada número de pie de página en el texto debe corresponder a una nota numerada al pie de la página. Las notas de pie de página están separadas del texto por un espacio doble y por una línea sólida y corta (filete) que parte del margen izquierdo. Las notas se escriben a espacio seguido con doble espacio entre notas. Los números de las notas van elevados y con sangría; los renglones siguientes llegan al margen izquierdo.

Las notas de pie de página deben empezar en la página donde son referidas, aunque se puedan extender al pie de la página siguiente (sin identificar la misma con número alguno) y debajo de la línea que separa al texto.

• BIBLIOGRAFÍAS

La bibliografía es la enumeración completa de la documentación utilizada para la investigación. No debe contener todas las fuentes que fueron examinadas sino sólo aquellas que tuvieron una influencia definitiva en el desarrollo del trabajo.

Título

Como la bibliografía no incluye todo lo que se ha escrito sobre el tema, un encabezado más exacto es, por ejemplo: BIBLIOGRAFÍA SELECTA u OBRAS CONSULTADAS.

Si la lista bibliográfica incluye, por ejemplo, información disponible a través de servicios computacionales (por ejemplo: Internet), manual de fabricantes, normas industriales o de otro tipo, documentos de patentes, grabaciones en video u otros, esta sección se puede encabezar: FUENTES CONSULTADAS.

El título se coloca centrado y en letras mayúsculas en la parte superior de la hoja.

Clasificación

El tipo de bibliografía más simple y más ampliamente usado, sobre todo si la lista es relativamente corta, es la lista en estricto orden alfabético, por apellido de autor; y para cada autor por orden cronológico.

Si las fuentes son numerosas y abarcan varias categorías, conviene presentar la bibliografía dividida en varias listas, cada una con su propio encabezado; por ejemplo: una lista de libros, una de manuales, una de revistas, una de patentes, etcétera.

Cualquiera que sea el arreglo, la misma fuente no se debe enlistar más de una vez.

Ocasionalmente el autor desea proporcionar una lista de obras de consulta para un estudio más detallado del tema. En tales casos se presentará la lista bajo el encabezado BIBLIOGRAFÍA SUPLEMENTARIA.

Otras clases de bibliografías son las siguientes:

• Bibliografía anotada. Es aquella que menciona todas las obras consultadas y citadas en el trabajo, tesis u obra. En ellas se hacen comentarios del investigador o del escritor acerca de la utilidad de las mismas.

• Bibliografía escogida. De las obras consultadas, el autor selecciona aquellas que según su criterio son las mejores sobre la materia discutida.

• Bibliografía de obras citadas y de otras fuentes consultadas. Es la más usada por incluir en la bibliografía todas las obras consultadas y las referencias utilizadas por el autor.

Es necesario mencionar que todas las citas bibliográficas que el autor incluye en las notas al pie de la página o en paréntesis durante la ejecución del trabajo tendrán que aparecer en la bibliografía final.

• REFERENCIAS o Bibliografía de obras citadas. Consiste en una lista que incluye solamente las obras usadas en el texto con el sistema autor-fecha y autor-página, y en notas al pie de la página.

Ubicación

La bibliografía es parte de la última sección del informe y se coloca después del texto. Si hay apéndices o anexos, la bibliografía se puede colocar antes o después de ellos a criterio del autor.

Espaciado

Todas las entradas o registros bibliográficos se escriben a espacio seguido, con doble espacio entre obras.

El apellido del autor comienza en el margen izquierdo, y cuando la obra contiene más de un renglón, las líneas que siguen tienen una sangría de cinco espacios.

Contenido

Cada entrada o registro debe identificar una obra con sus elementos bibliográficos completos y en el siguiente orden:

1) APELLIDO/S y Nombre/s del autor de la obra (seguidos por un punto). (Apellido/s con mayúsculas y seguido por una coma).

2) Título de la misma en cursivas. (Todas las palabras excepto preposiciones, artículos y conclusiones inician con mayúsculas).

3) Traductor, Nombre/s y Apellido/s (seguido por un punto), opcional.

4) Editor, Nombre/s y Apellido/s (seguido por un punto), opcional.

5) Número total de volúmenes de la obra (seguido por un punto), opcional.

6) Datos de publicación (edición y pie de imprenta). La edición a partir de la segunda. El pie de imprenta comprende la Ciudad (seguida por dos puntos), Editorial (seguida por una coma), Año (seguido por un punto).

7) Colección y su número (si la tuviera).

8) Número del volumen consultado.

9) Páginas totales de que consta la obra, opcional.

Cuando se trata de señalar un artículo en una revista se incluyen los siguientes datos:

1) APELLIDO/S y Nombre/s completo/s del autor del artículo.

(Apellido/s con mayúsculas).

2) “Titulo del artículo” (entre comillas).

3) Pie de imprenta (Ciudad, Editorial, Fecha).

4) Nombre de la revista (en cursivas).

5) Año o volumen y número de la revista o periódico.

6) Colección (si la tuviera).

7) Tipo de publicación (mensual, semestral, etcétera). 8) Páginas que comprende el artículo.

Ejemplos de registros bibliográficos:

Libro – un autor:

FREEMAN, Skapura. Redes Neuronales: Algoritmos, Aplicaciones y Técnica de Programación. México: Addison Wesley Iberoamericana, 1993.

Libro – un autor; edición numerada o revisada:

OGATA, Katsuhiko. Ingeniería de control moderna.

2a ed. México: Prentice Hall, 1993.

Libro – un autor; sólo un volumen consultado:

JIMÉNEZ, Garza R., F. Problemas de teoría de los circuitos. México: Editorial Limusa, 1980. Vol. l.

Libro – dos autores (se citan ambos unidos por la conjunción “y”):

KLIR, George J. y Tina A. Floger. Fuzzy Sets, Uncertainty and Information. New Jersey: Prentice Hall, 1988.

Libro – tres autores (se citan los tres, se separa con punto y coma el segundo del primero y el tercero del segundo con la conjunción “y”):

JAMSHIDI, Mohammad; Nader Vadiee y Timothy J. Ross.

Fuzzy Logic and Control: Software and Hardware Application. New Jersey: Prentice Hall, 1993.

Libro – más de tres autores (Se indica sólo el primero que aparece en la portada del libro y se agrega la frase et al “y otros”):15

GRANTHAM, Donald J. et al. Technical Communication. Los Angeles: GSE Publications. 1975.

Libro – artículo escrito por uno de varios autores en una compilación:

CAREAGA, Roberto. “Hacia una Propuesta de Diagnóstico de

Problemas de Aprendizaje en Matemáticas”. Dificultades para aprender matemáticas. Editores, Nelson Avaneda y Carlos Calvo. Chile: Universidad de las Serena, 1994. pp. 7-15.

Libro – institución como autor:

CORTEX COMMUNICATIONS, Inc. Fuzzy Logic Education Program, for Motorola. Austin, Texas. Sin fecha.

Artículo de Revista:

TANKA, K. y M. Sugeno. “Stability Analysis and Design of Fuzzy Control Systems”. 1992. Fuzzy Sets and Systems. Vol. 45, núm. 2, pp. 135-156.

• APÉNDICES Y ANEXOS

Los apéndices y los anexos son agregados que el autor coloca al final de la obra y dependen de ella.

Ambos tienen la muy útil función de permitir al autor presentar información adicional que es interesante y está relacionada con el tema, pero que no es pertinente incorporarla al cuerpo del informe.

Apéndices

El apéndice es un agregado del autor del informe, que coloca al final, ya sea para prolongar el informe o para hacer salvedades necesarias al mismo.

Todo apéndice debe ser del autor del informe. No debe confundirse con el anexo.

Un ejemplo de apéndice es el conjunto de cálculos matemáticos hechos por el autor y que no conviene incluirlos en el texto, pues impedirían la secuencia de la lectura; pero que es necesario incluirlos porque fundamentan afirmaciones hechas en el texto. Así, el autor decide incluirlos en un apéndice y hacer referencia de ellos en una nota en el texto. Otro ejemplo serían los programas computacionales hechos por el autor.

Anexos

El anexo es un agregado que el autor coloca al final del informe y, al igual que el apéndice, depende de él.

Los anexos no están elaborados por el autor del informe.

Un ejemplo de anexo es un “manual del fabricante” o un documento de patente que el autor cree conveniente insertar en su trabajo separadamente de la obra. Los anexos exigen que se haga referencia de ellos en el cuerpo del informe.

Contenido

Apéndices y anexos pueden contener, por ejemplo: tablas demasiado detalladas para presentación en el texto, explicaciones o aclaraciones técnicas sobre un método, copias de documentos que no están a disposición del lector, estudios de caso demasiados largos como para incluirlos en el texto, fotografías u otras ilustraciones que permitan apreciar y valorar los resultados de la investigación, y otros.

Ubicación

Anexos y apéndices deben aparecer en el mismo orden en que han sido citados en el texto. Precedidos de una hoja en blanco, tanto anexos como apéndices se colocan al final del informe, antes o después de la bibliografía.

Numeración

Los materiales de diferentes categorías deben estar colocados en diferentes apéndices o anexos.

Cuando hay más de un apéndice o anexo, a cada uno se le da un número o letra (Apéndice 1. etc.; Apéndice Uno, etc.; Apéndice A, etcétera.)

Título

Si sólo hay un apéndice o anexo, el autor puede darle o no un título, como si fuera un capítulo. Si el informe tiene más de un apéndice o anexo, cada uno debe llevar un título descriptivo, que también aparece en la tabla de contenido.

En la primera página de cada apéndice o anexo debe aparecer el encabezado genérico y el título, centrados y en una letra minúscula.

Espaciado

Anexos y apéndices pueden ir a espacio sencillo o doble, dependiendo de la naturaleza del material incluido. El espaciado no tiene que ser el mismo para todos los apéndices o anexos. Los documentos y los estudios de caso pueden ir a un solo espacio, mientras que la explicación de métodos y procedimientos debe ir a doble espacio, como el texto.

Fotocopias

Si apéndices y anexos contienen material fotocopiado, las fotocopias deben ser de la mejor calidad.

Cuando los documentos fotocopiados, tales como artículos previamente publicados, facsímiles o manuscritos, cuestionarios o manuales del fabricante, aparecen como páginas separadas en anexos o apéndices, a cada fotocopia se le debe añadir un número de página, usando números arábigos en paréntesis, en el ángulo superior derecho, indicando su secuencia dentro de la paginación del informe. Los paréntesis muestran que el número de la página no es parte del documento original.

Los documentos fotocopiados que se incluyen en apéndices o anexos, pueden, o/no, tener paginación original.

• ÍNDICE DE GRÁFICOS O TABLAS

Los índices son una necesidad imperiosa que en todo documento técnico debe de contar, ya que la utilidad que tiene es el manejo de la información que versa en el escrito técnico, pues es ahí donde podemos apreciar el apoyo gráfico que da al

mismo documento la versatilidad que tiene en su propia esencia, ya que los gráficos apoyan el trabajo del investigador, en su caso. 

Las características propias para diseñar un Índice de gráficos o tablas la podemos mencionar que algunas que se pueden utilizar en un trabajo de investigación o de otra índole; son, por ejemplo: dibujos, diagramas, gráficos, tablas, mapas, fotografías, figuras, imágenes, así como Ilustraciones en caso especial explicado líneas adelante.

Para el diseño del Índice de algún tipo de los mencionados antes, podemos decir que podemos agregar uno de cada uno según sea el caso en su documento técnico,

Ya que el requisito para agregar uno o algunos de estos en su trabajo investigativo dependerá de hacer un índice de……. Siempre y cuando se tenga más de cinco gráficos del mismo tipo y así nombrarlo en su título.

Al colocar título en el índice correspondiente, este debe colocarse en la parte superior y centrado en la hoja o listado de los gráficos. Se deja un espacio triple o cuádruple antes de comenzar la lista.

Los números de las figuras deben estar alineados bajo la palabra que le corresponda y llevar punto. La letra inicial de cada palabra importante en los títulos de las figuras debe ser en mayúscula. Los números de la página deben estar alineados en el margen derecho, con una línea de puntos conectando el título con el número de página.

Entre cada renglón de un mismo título debe haber un espacio, pero entre cada título de figuras diferentes debe haber doble espacio.  Este especiado permitirá suficiente espacio en blanco para la apariencia limpia y atractiva de las páginas de índices. +

No se debe olvidar que el título de la figura (tabla, etc) en la lista de índices debe aparecer tal y como aparece en el texto.

La ubicación del índice de… (figuras, tablas, gráficos, etc.) se podrá colocar en la parte final del documento.

• GLOSARIOS

Un escrito que contiene:

• Muchas palabras extranjeras

• Términos técnicos

• Frases que no son familiares

• conceptos novedosos debe incluir una lista de ellos, seguida por sus traducciones o definiciones.

Los términos deben ser ordenados alfabéticamente, colocados del lado izquierdo y seguido por un guion, una coma o un punto. A continuación, se coloca la traducción o definición, con la primera letra en mayúscula y un punto al final, a menos que todas las definiciones consistan en palabras solas o frases, en cuyo caso no se debe usar punto final.

Si una definición abarca más de un renglón, el párrafo debe estar sangrado cinco espacios a partir del margen izquierdo.

Espaciado

El espacio entre conceptos debe ser doble; y entre renglones de un mismo concepto, debe ser sencillo

Ubicación

El glosario es opcional y se coloca después de los apéndices y anexos.

Si se incluye más de un glosario —por ejemplo, uno para términos extranjeros y otro para conceptos novedosos— cada uno debe comenzar en una nueva página. Todos los glosarios se colocan juntos.